Posteingang konfigurieren

Ein Timer-Job prüft in regelmäßigen Abständen ein konfiguriertes Postfach und verarbeitet die dort befindlichen Mails abhängig von Konfiguration der Empfängeradressen. Alle zu verarbeitenden Empfängeradressen (es können mehrere bei einem Postfach konfiguriert werden, als Aliase) müssen im FM-Portal konfiguriert werden.

Die Inbetriebnahme erfolgt in drei Schritten:

1. Mailpostfach konfigurieren (diese Anleitung)

2. E-Mail-Empfangsadressen einrichten E-Mail-Empfangsadressen einrichten

3. Timer-Job CheckPortalEmailInbox einrichten

Um die Email-Benachrichtigungen des FM-Portals nutzen zu können, musst du zunächst das Mailpostfach konfigurieren. Die Vorgehensweise hängt davon ab, ob der Exchange-Server sich im eigenen Netz oder in einem fremden Netz befindet.

Voraussetzung

• Es ist ein Exchange-Server vorhanden

• Auf dem Exchange-Server wurde ein Postfach für das FM-Portal eingerichtet

• Für Outlook: Dieses Postfach ist kein Alias-Postfach. Wenn mehrere Postfächer zu einem Hauptpostfach genutzt werden sollen, müssen hierfür Verteilerlisten genutzt werden

Vorgehensweise im FM-Portal

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung - Portal-Optionen - Portal-Verwaltung - Systemkonfiguration

1. Öffne den Datensatz MAILFROMADDRESS und trage die Mailadresse des Postfachs im Exchange-Server ein.

2. Öffne den Datensatz INBOUNDEMAILUSER und trage den Benutzernamen für den Zugriff auf das Postfach im Exchange-Server ein.

3. Öffne den Datensatz INBOUNDEMAILPASSWORD und trage das Passwort für den Zugriff auf das Postfach im Exchange-Server ein.

4. Öffne den Datensatz EWSURL und trage die Adresse des Exchange Web Services des Exchange-Servers ein.

Das Mailpostfach ist nun konfiguriert.

Hinweis: Eingehende E-Mails, die aus unterschiedlichen Gründen nicht bearbeitet werden können, werden in die Ordner "Nicht Verarbeitet" oder "Verarbeitung Fehlerhaft" verschoben und landen nicht im eTASK.FM-Portal. Kontrolliere diese Ordner regelmäßig, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen E-Mails verpasst.

Achtung: EWS (Exchange Web Services) ist deprecated (veraltet) und wird im April 2027 abgeschaltet. Für den Mailabruf im eTASK Portal muss jetzt zwingend OAuth 2.0 verwendet werden. Die notwendige Konfiguration wird mit Release 2026.3 implementiert.

Mailabruf mit OAuth 2.0 konfigurieren

Für den Mailabruf mit OAuth 2.0 werden eine Anwendung in Microsoft Entra ID und die zugehörigen Systemkonfigurationsparameter im FM-Portal benötigt.

1. Melde dich im Microsoft Entra Admin Center an und erstelle unter App-Registrierungen eine neue Anwendung.

2. Wähle als unterstützten Kontotyp Konten in einem beliebigen Organisationsverzeichnis (alle Mandanten).

3. Öffne in der Anwendung API-Berechtigungen und füge unter Microsoft Graph die Anwendungsberechtigung Mail.ReadWrite hinzu. Erteile anschließend die Administratoreinwilligung für die Berechtigung.

4. Erstelle unter Zertifikate und Geheimnisse ein neues Client Secret. Kopiere den Wert des Secrets und bewahre ihn sicher auf. Der Wert wird nach dem Erstellen nicht erneut angezeigt.

5. Notiere in der Anwendungsübersicht die Anwendungs-ID (Client) und die Verzeichnis-ID (Mandant).

6. Öffne im FM-Portal die Systemkonfiguration und hinterlege folgende Werte:

   Systemparameter	Einzutragender Wert
   AZURECLIENTID	Anwendungs-ID (Client)
   AZURETENANTID	Verzeichnis-ID (Mandant)
   AZURECLIENTSECRET	Wert des Client Secrets
   INBOUNDEMAILUSER	Benutzername des abzurufenden Postfachs

7. Speichere die Systemkonfiguration. Bei OAuth 2.0 wird der bisherige Parameter INBOUNDEMAILPASSWORD nicht mehr benötigt; INBOUNDEMAILUSER bleibt erforderlich.