Die Anonymisierungsfunktion ermöglicht die DSGVO-konforme Löschung personenbezogener Daten ausgeschiedener Mitarbeiter unter Beibehaltung aller Abhängigkeiten zu weiteren Daten. Der Personaldatensatz bleibt erhalten, inkl. seiner Verbindungen zu z.B. reservierten Arbeitsplätzen oder Servicetickets, ohne dass noch ein Bezug zur Person hergestellt werden kann. Statistische Auswertungen bleiben damit möglich.
Achtung: Die Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht werden! Vor der Anonymisierung sollte sichergestellt sein, dass keine rechtlichen oder geschäftlichen Gründe gegen die Löschung sprechen. Im Zweifelsfall sollte Rücksprache mit der Personalabteilung oder Rechtsabteilung gehalten werden.
Was wird verändert?
Personaldatensatz
Die folgenden Felder werden mit anonymisierten Werten überschrieben:
Personalcode: Wird zu „ANO" + zufällige Nummer (z.B. ANO000012345)
E-Mail-Adresse: Wird zu „anonym@example.de"
Vorname: Wird zu „Anonym"
Nachname: Wird zu „Anonym"
Anrede: Wird auf „Firma" gesetzt
Zusätzlich werden:
Alle weiteren persönlichen Daten (Telefonnummer, Adresse, etc.) gelöscht
Der Login der Person gesperrt
Die Person deaktiviert
Eine Bemerkung mit Datum der Anonymisierung hinzugefügt
Datensatzarchiv
Der Autor wird in allen Einträgen anonymisiert, die von der Person ausgelöst wurden
Die komplette Änderungshistorie des Personaldatensatzes wird gelöscht
Kommentare
Alle Kommentare, die von der Person erstellt wurden, werden anonymisiert:
Der Autorname wird zu „Anonymisiert"
Die E-Mail-Adresse wird zu „anonym@example.de"
Die Kommentartexte selbst bleiben unverändert erhalten
Vorgehensweise im FM-Portal
Pfad zum Ausgangspunkt: Basisdaten - Personalliste
Öffne den Personaleintrag, der Person, die anonymisiert werden soll.
Klicke in der Arbeitsleiste auf Extras.
Klicke dann auf Anonymisieren (DSGVO).
Bestätige die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Klicke auf Speichern.
Achtung: Ist die Anonymisierung nicht erfolgreich, liegt das daran, dass die Person Mitglied einer Rechtegruppe ist oder dass diese Person die letzte zuständige Person in noch offenen Tickets ist.
Person aus Rechtegruppen entfernen
Die Person darf nicht mehr in Rechtegruppen eingebunden sein.
Vorgehensweise im FM-Portal
Pfad zum Ausgangspunkt: Basisdaten - Personalliste
Gehe zum Abschnitt Benutzer in Rechtegruppen.
Entferne alle Häkchen, die dort vor Rechtegruppen gesetzt sind.
Klicke auf Speichern.
Führe die Anonymisierung erneut durch.
Tipp: Prüfe, ob die Rechtegruppe noch durch weitere Personen besetzt ist. Falls nicht, können Aufgaben in eTASK unter Umständen nicht wahrgenommen werden.
Workflow-Rollen bearbeiten
Die Person darf nicht die letzte zuständige Person in offenen Tickets sein. Daher muss sie durch eine im Unternehmen verbleibende Person ersetzt werden.
Vorgehensweise im FM-Portal
Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung - MyFM - Konfiguration Services/Workflows- Besetzung Workflow-Rollen
Prüfe, auf welche Weise die Person in die Rolle kommt (über die Spalte Mitarbeiter oder über die Spalte Gruppe, im Fall der Gruppe geht es weiter in der Tabelle Systemsteuerung - Portal-Optionen - Rechteverwaltung - Benutzer in Gruppen)
Ersetze die Person durch eine anderen Person(direkte Besetzung über die Tabelle Besetzung Workflow-Rollen oder über die entsprechende Gruppe).
Gehe zu Systemsteuerung - Portal-Optionen - Portalverwaltung - Timer-Jobs - Jobverwaltung und öffne den Timerjob GlWorkflowRefreshRoles.
Klicke im Abschnitt Job manuell ausführen auf die Schaltfläche Job ausführen.
Führe nach dem erfolgreichen Joblauf die Anonymisierung erneut durch.
Guck auch mal hier rein:
📄 Rollenbesetzung prüfen IC2796