Anleitung: Mandanten verschieben (Datensätze in einen anderen Mandanten überführen)

In diesem Artikel

1. 1. Voraussetzungen

2. 2. Logische Mandantenverwaltung aktivieren

3. 3. Businessklassen konfigurieren

4. 4. Datensätze verschieben

5. 5. Benachrichtigungen

6. 6. Rechtegruppen und Zugriff nach Verschiebung

7. 7. Typische Anwendungsfälle

8. 8. Bekannte Einschränkungen / Hinweise

9. Zusammenfassung (Kurzreferenz)

1. Voraussetzungen

⚠️ Achtung: Die Anzahl der Mandanten, auf die ein Benutzer gleichzeitig zugreifen kann, ist auf 500 begrenzt.

2. Logische Mandantenverwaltung aktivieren

Falls noch nicht geschehen:

1. Navigiere zu: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Portal-Konfiguration (Metadaten)

2. Setze den Parameter LOGISCHE_MANDANTEN auf 1.

3. Lege den/die Zielmandanten an (z. B. „Archiv" oder eine spezifische Gesellschaft).

📄 Logische Mandantenverwaltung aktivieren IC2694

Damit werden:

• In allen Tabellen die Spalte Mandant eingeblendet

• Listen und Auswahlfelder auf Mandantenrechte geprüft

• Bei allen Benutzern in der Statusleiste die Information zu Mandanten im Zugriff angezeigt

3. Businessklassen konfigurieren

Die Businessklassen definieren, welche abhängigen Daten automatisch mit in den neuen Mandanten verschoben werden.

Pfad

Systemsteuerung → Portal-Optionen → Portal-Konfiguration (Metadaten) → Metadaten → Klassen → Businessklassen

Vorgehen

1. Öffne die gewünschte Businessklasse (z. B. „Fahrzeuge", „Verträge", „Gesellschaften")

2. Im Formular werden alle mit der Businessklasse verbundenen Menüpunkte (Fremdschlüsselbeziehungen) angezeigt

3. Konfiguriere, welche abhängigen Objekte automatisch mit in den anderen Mandanten verschoben werden sollen

Beispiel: Bei der Businessklasse „Fahrzeug" können Verträge, Schäden, Reifen und Ereignisse als zugehörige Businessobjekte definiert werden. Beim Verschieben des Fahrzeugs werden diese automatisch mitgenommen.

Wichtige Einstellungen in der Businessklasse

4. Datensätze verschieben

Es gibt zwei Wege, um Datensätze in einen anderen Mandanten zu verschieben:

Weg A: Einzelner Datensatz

1. Öffne den gewünschten Datensatz (z. B. ein Fahrzeug oder einen Vertrag).

2. Klicke oben rechts in der Menüleiste auf den Button „Mandant ändern".

3. Wähle den Zielmandanten aus.

4. Bestätige die Verschiebung.

Weg B: Massenverschiebung über Tabellenansicht

1. Öffne die Tabellenansicht des gewünschten Menüpunkts.

2. Markiere die gewünschten Datensätze mit der Checkbox.

3. Nutze die Massenfunktion → Menüpunkt „Änderung Mandant".

4. Wähle den gewünschten Zielmandanten aus.

5. Bestätige die Verschiebung.

5. Benachrichtigungen

• Es erfolgt je eine Meldung über die Benachrichtigungsglocke für:

  • Start der Mandantenverschiebung

  • Ende der Mandantenverschiebung

6. Rechtegruppen und Zugriff nach Verschiebung

Nach dem Verschieben von Datensätzen in einen neuen Mandanten:

• Benutzer, die keinen Zugriff auf den Zielmandanten haben, sehen die verschobenen Daten nicht mehr.

• Benutzer, die dem Zielmandanten über eine Rechtegruppe zugeordnet sind, sehen die Daten sofort.

• Die Standardgruppe muss ggf. angepasst werden, damit sie nicht ungewollt Mandanten ausliefert.

Empfohlene Schritte für Rechtegruppen:

1. Erstelle eine Rechtegruppe für den neuen Mandanten (z. B. „Archiv-Mandant").

2. Weise der Rechtegruppe den Mandanten zu.

3. Weise die relevanten Benutzer der Rechtegruppe zu.

4. Prüfe die Standardgruppe.

7. Typische Anwendungsfälle

• Gesellschaften archivieren mit zugehörigen Mietverträgen und anderen Daten

• Personalabgänge verwalten (Ansicht der Personalliste auf aktive Mitarbeitende beschränken)

• Mietverträge archivieren mit gewünschten dazugehörigen Daten

• Fuhrpark-Fahrzeuge archivieren mit Verträgen, Schäden, Reifen, Ereignissen

• Grundsätzliche Steuerung der Datensichtbarkeit durch Mandantentrennung