Integration: Personaldatenschnittstelle

Mit der Personaldatenschnittstelle übernehmen Sie Mitarbeiterdaten aus externen HR-Systemen automatisiert in das eTASK-Portal. Die Daten werden typischerweise als CSV- oder Textdatei auf einem Austauschserver bereitgestellt und über einen Timer-Job regelmäßig importiert. Alternativ können Personaldaten auch über LDAP, Microsoft Entra ID (Azure AD) oder kundenspezifische REST-Anbindungen bezogen werden. Die importierten Daten werden in die portalinterne Tabelle „Personalliste" übernommen.

Voraussetzungen

• Administratorrechte im eTASK-Portal

• Datenquelle – CSV-/Textdatei auf einem für den eTASK-Server erreichbaren Dateiablageort, LDAP-Verzeichnis oder Azure-AD-Anbindung

• Feldzuordnung zwischen den Spalten der Importdatei und den eTASK-Personalfeldern muss definiert sein

• Timer-Job muss auf dem Server aktiv sein (für automatisierten Import)

• Optional: Personaldatenimport-Plugin (kundenspezifisch)

Schritt 1: Import-Spalten konfigurieren (IF_SPALTE_T)

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Schnittstellenkonfiguration → Personaldatenimport → Konfiguration IF_SPALTE_T

In dieser Tabelle wird festgelegt, welche Spalten aus der Importdatei in die Personalliste übernommen werden. Jede Spalte kann einzeln für den Import aktiviert oder deaktiviert werden. Zusätzlich kann pro Spalte gesteuert werden, ob neue Datensätze angelegt (Insert) und ob bestehende Datensätze aktualisiert (Update) werden sollen.

Typische Import-Spalten

Wichtig: Dieses Formular darf nur von einem Administrator gepflegt werden, da Abhängigkeiten und Bezüge zu Strukturen in der Datenbank bestehen müssen, damit ein erfolgreicher Datenimport erfolgt.

Schritt 2: Import-Tabellen prüfen

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Schnittstellenkonfiguration → Personaldatenimport → Import-Tabellen

Die Import-Tabellen sind die Staging-Tabellen (Präfix IF_), in die die Rohdaten aus der Datenquelle zunächst geladen werden. Von dort werden sie durch gespeicherte Prozeduren in die eigentlichen eTASK-Tabellen übernommen. Folgende Import-Tabellen stehen zur Verfügung:

Schritt 3: Import-Log prüfen (IF_LOG_T)

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Schnittstellenkonfiguration → Personaldatenimport → Import-Log IF_LOG_T

Diese Tabelle dient der Auswertung und Kontrolle des Personaldatenimports. Bei jedem Import-Durchlauf werden die durchgeführten Änderungen in das Import-Log geschrieben. Damit wird auswertbar:

• Ob alle Datensätze fehlerfrei importiert werden konnten

• Welche Datensätze neu angelegt, aktualisiert oder gelöscht wurden

• Welche Datensätze gelöscht werden müssten, weil sie nicht mehr im Fremdsystem vorhanden sind

Hinweis: Einstellungen, ob importiert, aktualisiert und gelöscht werden soll, werden pro Tabelle über die Systemparameter (IF_IMPORT_*-Parameter) in der Systemkonfiguration gesteuert.

Schritt 4: Automatisierte Import-Aufgabe einrichten

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Automatisierte Import-Aufgaben

Der Personaldatenimport wird über eine automatisierte Import-Aufgabe zeitgesteuert ausgeführt. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine neue Import-Aufgabe oder wählen Sie eine bestehende aus.

2. Wählen Sie das entsprechende Personaldatenimport-Plugin aus (z. B. Plugin 5166 für dateibasierten Import oder Plugin 5255 für Azure AD).

3. Stellen Sie sicher, dass der Timer-Job aktiv ist.

4. Nutzen Sie die Schaltfläche „Manuell ausführen", um einen Testlauf durchzuführen.

5. Prüfen Sie das Ergebnis in der Personalliste und im Import-Log (IF_LOG_T).

Hinweis: Importierte Personen können je nach Konfiguration automatisch als Benutzer im Portal angelegt werden. Klären Sie vorab, ob der Personaldatenimport auch eine Benutzeranlage auslösen soll.

Schritt 5: Personaldatenimport-Protokoll

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Schnittstellenkonfiguration → Personaldatenimport → Personaldatenimport-Protokoll

Dieser Bericht stellt ein Protokoll für den nächtlich durchgeführten Personaldatenimport bereit. Jede Unstimmigkeit wird aufgezeichnet und im Kontext der dazugehörigen Tabelle ausgegeben. Nutzen Sie dieses Protokoll zur regelmäßigen Kontrolle der Importergebnisse.

Varianten der Datenquelle

Die Personaldatenschnittstelle unterstützt verschiedene Datenquellen. Je nach Plugin und Kundenanforderung kommen unterschiedliche Mechanismen zum Einsatz:

Systemparameter

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Konfigurationsparameter

Die folgenden Systemparameter steuern das Verhalten der Personaldatenschnittstelle. Sie legen pro Import-Tabelle fest, ob Datensätze eingefügt (Insert), aktualisiert (Update) oder gelöscht (Delete) werden sollen.

Import-Steuerung: Personal

Import-Steuerung: Abteilungen

Import-Steuerung: Firmen

Import-Steuerung: Kostenstellen

Import-Steuerung: Raumzuordnungen

Import-Steuerung: Kommunikationsdaten

Import-Steuerung: Räume

FTP-Parameter (für dateibasierten Import)