Instandhaltungsaufträge per E-Mail als abgeschlossen melden

Um Rückmeldungen über Wartungs- und Instandsetzungsleistungen an das FM-Portal zu senden, benötigest du lediglich ein beliebiges E-Mail-Konto, mit dem du E-Mails versenden kannst.

Vorgehensweise im FM-Portal

Per E-Mail hast du eine Beauftragung der Instandhaltung Arbeiten erhalten. Diese E-Mail enthält auch das Rückmelde-Deckblatt.

E-Mail-Fenster in Outlook mit Benachrichtigung über Auftragsstatus. Zwei PDF-Anhänge und Link zum Auftrag sichtbar.

Drucke es und fülle es mit einem dunklen Stift vollständig aus. Die gesetzten Kreuze müssen deutlich erkennbar sein (siehe folgende Abbildung).

Rückmelde-Deckblatt für Aufzugswartung mit Fragen zum Abschluss der Arbeiten, Betriebszustand und Folgearbeiten

Deine Rückmeldung muss als PDF-Datei an Ihre E-Mail angehangen werden. Das Rückmelde-Deckblatt muss die erste Seite des PDFs sein. Scanne alle Blätter mit Rückmeldeinformationen und setze die gescannten Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen, wobei das Rückmelde-Deckblatt die erste Seite einnimmt.
Rufe in deinem E-Mail-Programm eine neue E-Mail-Nachricht auf.

Screenshot eines Outlook-E-Mail-Fensters mit Rückmeldung zu Aufzugswartung. Empfänger, Betreff und Anhang sind sichtbar, Nachrichtentext enthält Wartungsabschluss.

Empfänger: Gib die E-Mail-Adresse des FM-Portals ein.

Hinweis: Du kannst die E-Mail-Adresse des FM-Portals in eine beliebige Adresszeile aus „An“, „CC“ oder „BCC“ eingeben. Das FM-Portal liest alle Zeilen.

Tipp: Die E-Mail-Adresse des FM-Portals wird als Absender bei automatisch versandten E-Mails des FM-Portals eingesetzt. Du kannst die Adresse aus einer beliebigen E-Mail ablesen, die du vom FM-Portal erhalten hast, z.B. die E-Mail, die dich darüber informiert, dass dir ein Instandhaltungsauftrag zur Bearbeitung zugewiesen wurde.

Gib den Betreff der E-Mail ein.
Hänge der E-Mail das PDF-Dokument mit dem Rückmelde-Deckblatt auf der ersten Seite an.
Gib hier deine Nachricht ein. Sie wird als Kommentar im Objektdatensatz angezeigt.

Sende die E-Mail ab.

Die Rückmeldung wird im FM-Portal verarbeitet und deinem Auftraggeber über das FM-Portal automatisch zugestellt. Du erhälst außerdem eine automatisierte E-Mail mit einer Quittierung deiner Rückmeldung.

Informationen für den Auftraggeber: Wenn die Frage „Sind die beauftragten Leistungen vollständig abgeschlossen?“ mit „Ja“ beantwortet wurde, wird der Instandhaltungsauftrag automatisch als fertig gemeldet und in den Workflow-Status „Kontrolle“ versetzt.

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