Mit den Modulen Funktionen und Beauftragte (ehemals HSEQ) sowie der Schulungsverwaltung organisieren Sie in eTASK die Besetzung von Verantwortlichkeiten in den Bereichen Gesundheit (Health), Sicherheit (Security), Umweltschutz (Environment) und Qualität (Quality) und verwalten die dazugehörigen Schulungen Ihrer Mitarbeitenden. Beide Module greifen eng ineinander: Funktionen definieren die Verantwortlichkeiten und deren Besetzung, die Schulungsverwaltung stellt sicher, dass die zugeordneten Personen die notwendigen Unterweisungen erhalten und dokumentiert bekommen.
Vorbereitende Tätigkeiten
Nutzungsziel bestimmen
Zum Start ist es sinnvoll zu klären, welchen Umfang Sie mit den beiden Modulen abbilden möchten. Je nach Ergebnis können einzelne Inbetriebnahmeschritte angepasst oder übersprungen werden.
Beispiele für mögliche Nutzungsszenarien:
Verwaltung gesetzlich vorgeschriebener Funktionen (z. B. Ersthelfer, Brandschutzbeauftragter, Sicherheitsbeauftragter) inkl. der zugehörigen Schulungsnachweise
Organisation und Dokumentation von wiederkehrenden Unterweisungen und Pflichtschulungen
Koordination von Schulungsmaßnahmen über mehrere Standorte und Bereiche hinweg
Überwachung der Funktionsbesetzung und Sicherstellung der lückenlosen Qualifikation
Rechte und Voraussetzungen prüfen
Legen Sie zunächst die Zuständigkeiten im Team fest. Von diesen Zuständigkeiten lassen sich dann einfach die Rechte für die jeweiligen Mitarbeitenden ableiten und zuordnen. Eine Anleitung für die Rechtevergabe finden Sie hier:
Nachdem die jeweiligen Zuständigkeiten bestimmt und die entsprechenden Rechte zugeordnet sind, prüfen Sie zunächst, ob jeder Mitarbeitende tatsächlich alle für ihn relevanten Menüpunkte sehen und erreichen kann.
Hinweis: Fehlende Rechte führen häufig dazu, dass Inhalte nicht sichtbar oder nicht bearbeitbar sind.
Weitere Daten, die bereits im System existieren müssen, damit die Module in Betrieb genommen werden können:
Notwendig:
Alle Mitarbeitenden müssen in der Personalliste eingetragen sein
Die Standort- und Gebäudestruktur muss in Portfolio/BIM angelegt sein, wenn Zuständigkeitsbereiche für Koordinatoren und Beauftragte auf Gebäudeebene definiert werden sollen
Optional:
Firmen müssen in der Firmenverwaltung eingetragen sein, wenn externe Schulungsanbieter als durchführende Firma hinterlegt werden sollen
1.) Grundlegende Stammdaten in der Systemsteuerung hinterlegen
Nachdem die vorbereitenden Tätigkeiten abgeschlossen sind, kann mit der tatsächlichen Inbetriebnahme begonnen werden.
Starten Sie damit, alle relevanten Stammdaten, die später im operativen Betrieb benötigt werden, zunächst im System als feste Auswahlfelder zu hinterlegen. Dies ermöglicht es Ihnen, eine saubere und normalisierte Datengrundlage für Auswertungen aller Art zu schaffen.
Stammdaten für HSEQ-Funktionen
Für die HSEQ-Funktionen müssen keine separaten Stammdaten in der Systemsteuerung angelegt werden – die Funktionen selbst werden direkt unter Basisdaten → Funktionen und Beauftragte → Funktionen angelegt (siehe Schritt 2).
Stammdaten für die Schulungsverwaltung
Die Stammdaten für die Schulungsverwaltung finden Sie unter: Systemsteuerung → Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Schulungsverwaltung
Folgende vorbereitende Stammdaten sollten zuerst angelegt werden:
Nr. | Stammdaten | Beschreibung |
|---|---|---|
a. | Schulungstypen | Kategorien für Schulungen, z. B. „Grundschulung", „Aufbauschulung", „Unterweisung", „Zertifizierungsschulung". Schulungstypen sind Pflichtfelder bei der Erstellung neuer Schulungen. |
e. | Zuordnung Trainer zu Funktion | Personen, die als Trainer für bestimmte Funktionen qualifiziert sind und Schulungen durchführen können |
Hinweis: Es ist sinnvoll, einheitliche Bezeichnungen zu verwenden und Dubletten zu vermeiden. Die Stammdaten sollten im Vorfeld gut abgestimmt werden, da sie die Grundlage für spätere Auswertungen und Berichte bilden.
2.) Koordinatoren und Beauftragte im System hinterlegen
In diesem Schritt werden die zentralen Rollen für die Mitarbeiter-Funktion angelegt und miteinander verknüpft. Das Zusammenspiel von Funktionen, Koordinatoren und Beauftragten ist der Kern des Mitarbeiterfunktionen-Moduls.
Die Verwaltung finden Sie unter: Basisdaten → Funktionen und Beauftragte
Funktionen anlegen
Legen Sie zunächst die Funktionen (Verantwortlichkeiten) an, die in Ihrem Unternehmen besetzt werden müssen. Funktionen beschreiben die fachlichen Rollen, z. B.:
Ersthelfer
Brandschutzbeauftragter
Abfallbeauftragter
Sicherheitsbeauftragter
Gefahrstoffbeauftragter
Für jede Funktion legen Sie fest:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Bezeichnung | Name der Funktion/Verantwortlichkeit |
Schulungskoordinator | Person, die für die Organisation der Schulungen zu dieser Funktion verantwortlich ist (Pflichtfeld) |
Schulungsplanung | Intervalle und Rahmenbedingungen für wiederkehrende Schulungen |
Basisfunktion | Ob es sich um eine Basisfunktion handelt (bei Basisfunktionen können alle Mitarbeitenden an Schulungen teilnehmen) |
Hinweis: Im unteren Bereich des Funktionsformulars werden automatisch alle zugehörigen Schulungen, beauftragte Personen und koordinierende Personen aufgelistet, die für diese Funktion angelegt wurden.
Koordinatoren anlegen
Koordinatoren sind Personen, die die Besetzung von Funktionen in ihrem Zuständigkeitsbereich laufend koordinieren. Sie stellen sicher, dass die benötigten Funktionen immer mit geeigneten Personen besetzt sind.
Die Koordinatoren pflegen Sie unter: Basisdaten → Funktionen und Beauftragte → Koordinatoren
Für jeden Koordinator wird eine Person aus der Personalliste ausgewählt.
Zuordnung Koordinatoren zu Funktionen
Nachdem Funktionen und Koordinatoren angelegt sind, müssen diese miteinander verknüpft werden. Die Zuordnung Koordinatoren zu Funktionen definiert, welcher Koordinator für welche Funktion in welchem räumlichen Zuständigkeitsbereich verantwortlich ist.
Basisdaten → Funktionen und Beauftragte → Zuordnung Koordinatoren zu Funktionen
Hier können Sie:
Einen Koordinator einer Funktion zuordnen
Den Zuständigkeitsbereich (räumlich, auf Gebäudeebene) festlegen
Beauftragte Personen zuordnen
Beauftragte Personen sind die Mitarbeitenden, die die jeweilige Funktion tatsächlich ausüben. Ordnen Sie hier Mitarbeitende den Funktionen zu, die sie innehaben.
Basisdaten → Funktionen und Beauftragte → Beauftragte Personen
Für jede Zuordnung legen Sie fest:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Mitarbeiter | Die Person aus der Personalliste (Pflichtfeld) |
Funktion | Die Funktion, für die der Mitarbeitende beauftragt wird (Pflichtfeld) |
Zuständigkeitsbereich | Für welche Flächen/Gebäude der Beauftragte ernannt ist |
Veröffentlichung | Ob der Beauftragte in Listen und Anzeigen (z. B. Notruf- und Beauftragtenliste) veröffentlicht werden soll |
Bestellung | Informationen zur Ernennung des Beauftragten |
Wichtig: Durch die Zuordnung als Beauftragter wird die Person in der Teilnehmerdisposition für Schulungen im Bereich der jeweiligen Funktion verfügbar. Bei Basisfunktionen können ohnehin alle Mitarbeitenden teilnehmen – eine explizite Zuordnung ist dann optional, aber für organisatorische Zwecke sinnvoll.
Das Zusammenspiel
Die drei Elemente greifen wie folgt ineinander:
Funktionen definieren, welche Verantwortlichkeiten es gibt und welche Schulungen dafür nötig sind
Koordinatoren stellen sicher, dass die Funktionen in ihrem Bereich immer ordnungsgemäß besetzt sind
Beauftragte sind die Personen, die die Funktionen tatsächlich ausüben und geschult werden müssen
Die Überwachung der Funktionsbesetzung prüft automatisch, ob alle überwachten Funktionen in den jeweiligen Gebäuden korrekt besetzt sind.
3.) Schulungen anlegen
Nachdem die organisatorische Struktur (Funktionen, Koordinatoren, Beauftragte) steht, können nun konkrete Schulungen angelegt werden.
Die Schulungsverwaltung finden Sie unter: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Schulungsverwaltung → Schulungen
Schulung erstellen
Beim Anlegen einer neuen Schulung werden folgende Informationen hinterlegt:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Funktion / Verantwortlichkeit | Für welche HSEQ-Funktion die Schulung stattfindet (Pflichtfeld) |
Schulungstyp | Kategorie der Schulung, z. B. „Grundschulung" (Pflichtfeld, aus Stammdaten) |
Schulungsbezeichnung | Beschreibender Name der Schulung |
Organisator | Person, die die Schulung organisiert (Pflichtfeld, aus Personalliste) |
Durchführende Firma | Firma, die die Schulung durchführt (Pflichtfeld, aus Firmenverwaltung) |
Referent | Hält die konkrete Schulung. Kann aus der Personalliste gewählt oder händisch eingetragen werden (z. B. bei externen Referenten einer Fremdfirma). Wird per Mail über Einladung und Absage informiert. |
Schulungsstatus | Aktueller Status der Schulung (aus Stammdaten) |
Schulungsdatum / -zeitraum | Wann die Schulung stattfindet |
Maximale Teilnehmeranzahl | Wie viele Personen maximal teilnehmen können |
Bemerkung | Freitextfeld für zusätzliche Informationen |
Hinweis: Die Verknüpfung einer Schulung mit einer Funktion ist zwingend erforderlich. Dadurch wird sichergestellt, dass die Schulung den richtigen Beauftragten und Koordinatoren zugeordnet werden kann und in den Auswertungen korrekt erscheint.
Der Schulungs-Workflow
Der Workflow einer Schulung folgt typischerweise diesen Phasen:
Phase | Wer ist dran? | Was passiert? |
|---|---|---|
1. Planung | Organisator | Legt die Schulung an, erfasst alle Basisdaten (inkl. Referent, durchführende Firma, Datum, max. Teilnehmer). Solange Status = „Planung" erscheint die Schulung in der Teilnehmerdisposition. |
2. Teilnehmer einladen | Organisator (über Teilnehmerdisposition) | Wählt Mitarbeitende aus und lädt sie ein. Teilnehmende erhalten eine Einladungsmail und bekommen den Status „eingeladen". Der Referent wird ebenfalls per Mail über die Einladung informiert. Einladen wird verhindert, wenn mehr Teilnehmende als die max. Kapazität geplant sind. |
3. Terminerinnerung | System (automatisch) | Wird automatisch ausgelöst, wenn: noch nie erinnert wurde + die Option aktiviert ist + die Anzahl Tage vor Schulungsdatum unterschritten ist. Teilnehmende erhalten eine Erinnerungsmail. |
4. Schulung durchführen | Referent | Hält die Schulung. Der Organisator kümmert sich um die Rahmenbedingungen. |
5. Abschluss | Organisator | Pflegt den Teilnahmestatus jedes Einzelnen (→ „teilgenommen" / „abgesagt") und setzt den Schulungsstatus auf „durchgeführt". |
Sonderfall: Absage | Organisator | Kann die Schulung absagen – nur mit Begründung und nur wenn noch kein Teilnehmer den Status „teilgenommen" hat. Teilnehmende und Referent werden per Mail über die Absage informiert. |
Sonderfall: Planung ergänzen | Organisator | Kann vom Status „Teilnehmer eingeladen" zurück zu „Planung" wechseln, um rückwirkend weitere Teilnehmende hinzuzufügen. |
Der Organisator ist die treibende Kraft im Workflow (anlegen, einladen, abschließen). Der Referent wird dabei informiert (Einladung/Absage) und führt die eigentliche Schulung durch – hat aber keine aktiven Workflow-Schritte im System. Der Koordinator steht über dem Ganzen und sorgt dafür, dass die richtigen Leute für die richtigen Funktionen geschult werden.
Teilnehmerdisposition
Die Teilnehmerdisposition bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verwaltung Ihrer Schulungen.
Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Schulungsverwaltung → Teilnehmerdisposition
In der Teilnehmerdisposition können Sie:
Schulungen filtern und auswählen
Mitarbeitende aus der Personalliste auswählen und per Klick auf „zur Schulung hinzufügen" einladen
Einladungen werden automatisch über das FM-Portal an die Teilnehmenden versendet
Der Teilnahmestatus wechselt automatisch auf „eingeladen"
Neue Schulungen direkt aus der Teilnehmerdisposition heraus anlegen
Über die Lupensymbole Schulungsdetails öffnen oder die Schulungen eines Mitarbeitenden einsehen
Hinweis: Über die Teilnehmerdisposition können auch rückwirkend Teilnehmende zu bereits stattgefundenen Schulungen hinzugefügt werden, um die Dokumentation zu vervollständigen.
4.) Teilnehmerverwaltung
Die Teilnehmerverwaltung dokumentiert, welche Mitarbeitenden an welchen Schulungen teilgenommen haben. Sie ist die zentrale Grundlage für Schulungsnachweise und die Überwachung der Qualifikation.
Teilnahmehistorie
In der Teilnahmehistorie wird für jede Schulung und jeden Teilnehmenden ein eigener Eintrag geführt.
Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Schulungsverwaltung → Teilnahmehistorie
Jeder Eintrag enthält:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Schulung | Automatisch aus dem zugehörigen Schulungsformular übernommen |
Teilnehmer | Die Person aus der Personalliste (Pflichtfeld) |
Teilnahmestatus | Status der Teilnahme, z. B. „eingeladen", „teilgenommen", „abgesagt" (Pflichtfeld) |
Die Teilnahmestatus sind systemintern vordefiniert und werden in der Teilnehmerdisposition farblich markiert:
Eingeladen – Die Person wurde zur Schulung eingeladen
Teilgenommen – Die Person hat an der Schulung teilgenommen
Abgesagt – Die Person hat die Teilnahme abgesagt
Nächste Schritte:
Funktionen mit Koordinatoren und Beauftragten pflegen
Der Workflow von eTASK.Schulungsverwaltung
Erinnerungsmails für Schulungen einstellen
Überwachung der Funktionsbesetzung
Referent für eine Schulung definieren
Berichte in der Schulungsverwaltung