In 4 Schritten zum Vertragsmanagement

Im Modul Vertragsmanagement können Sie Verträge aller Art zentral verwalten – von Wartungs- und Rahmenverträgen über Mietverträge bis hin zu Dienstleistungsverträgen. Sie behalten den Überblick über Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragswerte und Ereignisse. Alle Formulare, die Sie für vorbereitende Arbeiten brauchen, finden Sie in der Systemsteuerung und benötigen entsprechende Rechte.

Vorbereitende Tätigkeiten

Nutzungsziel bestimmen

Zum Start ist es sinnvoll zu klären, welche Vertragstypen Sie im System abbilden möchten und welchen Detaillierungsgrad Sie bei der Vertragsverwaltung anstreben. Je nach Ergebnis können einzelne Inbetriebnahmeschritte angepasst oder übersprungen werden.

Beispiele für mögliche Nutzungsszenarien:

- Reine Vertragsverwaltung mit Laufzeitüberwachung und Fristenmanagement
- Vollständige Vertragsverwaltung inkl. Vertragswerte, Sollstellungen und Fibu-Export
- Vertragsverknüpfung mit Liegenschaften, Gebäuden oder Objekten
- Wartungsverträge in Kombination mit dem Modul Instandhaltung

Rechte und Voraussetzungen prüfen

Legen Sie zunächst die Zuständigkeiten im Team fest. Von diesen Zuständigkeiten lassen sich dann einfach die Rechte für die jeweiligen Mitarbeitenden ableiten und zuordnen. Eine Anleitung für die Rechtevergabe finden Sie hier: <!-- TODO: LINK zur Rechtevergabe einfügen -->

Nachdem die jeweiligen Zuständigkeiten bestimmt und die entsprechenden Rechte zugeordnet sind, prüfen Sie zunächst, ob jeder Mitarbeitende tatsächlich alle für ihn relevanten Menüpunkte sehen und erreichen kann.

Achtung: Fehlende Rechte führen häufig dazu, dass Inhalte nicht sichtbar oder nicht bearbeitbar sind.

Weitere Daten, die bereits im System existieren müssen, damit das Modul in Betrieb genommen werden kann:

Notwendig:
- Alle relevanten Firmen/Vertragspartner müssen in der Firmenverwaltung eingetragen sein. Siehe: 📄 Firmen & Adressen IC10189
- Alle relevanten Kostenstellen müssen bereits in den Kostenstellen eingetragen sein. Siehe: 📄 Kostenstellen IC1308

Optional:
- Liegenschaften/Standorte in Portfolio/BIM, wenn Verträge mit Standorten verknüpft werden sollen. Siehe: 📄 Das Standortformular IC1262
- Objekte, wenn Verträge mit Objekten verknüpft werden sollen. Siehe: 📄 Aufbau des Objektformulars IC1145

1.) Grundlegende Stammdaten in der Systemsteuerung hinterlegen

Nachdem die vorbereitenden Tätigkeiten abgeschlossen sind, kann mit der tatsächlichen Inbetriebnahme des Moduls Vertragsmanagement begonnen werden.

Starten Sie damit, alle relevanten Stammdaten, die später im operativen Betrieb von den Vertragsmanagern benötigt werden, zunächst im System als feste Auswahlfelder zu hinterlegen. Dies ermöglicht es Ihnen, eine saubere und normalisierte Datengrundlage für Auswertungen aller Art zu schaffen.

Folgende vorbereitende Stammdaten sollten zuerst angelegt werden:

Die Stammdaten für das Vertragsmanagement finden Sie unter:

Systemsteuerung → Basisdaten → Vertragsmanagement

Hinweis: Es ist sinnvoll, einheitliche Bezeichnungen zu verwenden und Dubletten zu vermeiden. Die Stammdaten für die Verträge sollten im Vorfeld gut abgestimmt werden, da sie die Grundlage für spätere Auswertungen und Berichte bilden.

2.) Verträge im Portal anlegen

Nun kann damit begonnen werden, konkrete Verträge im System einzupflegen. Es ist sinnvoll, einige Verträge zunächst manuell über das „Neu"-Formular in der Vertragsverwaltung anzulegen, um einen guten Überblick über das System und die Möglichkeiten zu erhalten. Perspektivisch können Sie Ihren Vertragsbestand auch via Excel-Import ins System einspielen.

Die Vertragsverwaltung finden Sie unter: Basisdaten → Vertragsmanagement → Verträge

Mindestdatenbestand beim Anlegen eines Vertrags

Damit ein Vertrag gespeichert und im System weiterverarbeitet werden kann, müssen folgende Pflichtangaben hinterlegt werden:

• Gesellschaft: Legt fest, für welche Gesellschaft der Vertrag gültig ist. Ohne diese Angabe kann kein Vertrag angelegt werden.

• Gesellschaft als: Bestimmt die Rolle der Gesellschaft im Vertragsverhältnis (z. B. Auftraggeber oder Auftragnehmer). Daraus leitet das System automatisch ab, wer Auftraggeber und wer Auftragnehmer ist – diese beiden Felder werden vom System befüllt und sind nicht manuell editierbar.

• Vertragsbezeichnung: Ein beschreibender Name, über den der Vertrag identifiziert und in Listen wiedergefunden werden kann.

• Vertragsart: Kategorisiert den Vertrag (z. B. Mietvertrag, Wartungsvertrag). Die Vertragsart ist eine zentrale Steuerungsgröße im System und hat weitreichende Auswirkungen auf andere Bereiche (siehe unten).

Merkmale mit Auswirkungen auf andere Stellen im Portal

Über die Pflichtfelder hinaus gibt es Merkmale, die zwar nicht zwingend erforderlich sind, aber wichtige Automatismen und Funktionen im Portal steuern:

• Vertragsart + Vertragstyp → Workflow-Zuständigkeit: Die Kombination aus Vertragsart und Vertragstyp bestimmt, welche Benutzergruppe den Vertrag im Rahmen des Workflows bearbeiten darf. Ist für eine Kombination kein Eintrag in der Zuständigen-Liste vorhanden, kann der Workflow für diesen Vertrag nicht gestartet werden.

• Vertragsart + Gesellschaft → Sachkonto: Über die Sachkontenzuordnung in den Stammdaten wird anhand der Vertragsart und der Gesellschaft das Sachkonto für Sollstellungen ermittelt. Ohne diese Zuordnung können keine Buchungen erzeugt werden.

• Zahlungsfälligkeit: Wird im Vertrag keine eigene Zahlungsfälligkeit hinterlegt, verwendet das System automatisch die Zahlungsfälligkeit, die in der jeweiligen Vertragsart definiert ist. Dieses Merkmal fließt in die Erzeugung von Sollstellungen und den FiBu-Export ein.

• Vertragsstatus: Steuert, ob ein Vertrag in der aktiven Vertragsliste erscheint und ob automatische Prozesse (Wiedervorlagen, Sollstellungen, Erinnerungen) für diesen Vertrag ausgeführt werden.

• im Mietersaldo: Kennzeichnet, ob der Vertrag in der Berechnung des Mietersaldos berücksichtigt wird. Relevant für die kaufmännische Auswertung.

• Hauptvertrag: Über dieses Feld kann ein Vertrag einem übergeordneten Vertrag zugeordnet werden. Unterverträge erscheinen dann im Infobereich „Untergeordnete Verträge" des Hauptvertrags.

3.) Vertrags-Workflow: Laufzeiten, Erinnerungen und Vertragsende

Im Vertragsformular stehen zwei Infobereiche zur Verfügung, über die der gesamte Lebenszyklus eines Vertrags gesteuert wird: „Laufzeit & Verlängerung" und „Kündigung & Wiedervorlage".

Infobereich „Laufzeit & Verlängerung"

In diesem Infobereich definieren Sie die zeitlichen Rahmenbedingungen des Vertrags inklusive Mindestlaufzeit, Verlängerungsoptionen und relevanter Termine.

• Vertrag vom: Datum der Vertragsunterzeichnung.

• Vertragsbeginn: Datum, an dem die Laufzeit des Vertrags beginnt.

• Mindestlaufzeit (Anzahl + Zeiteinheit): Hinterlegen Sie die Mindestlaufzeit als Kombination aus einer Anzahl und einer Zeiteinheit (z. B. 24 Monate oder 2 Jahre).

• Vertragsende Mindestlaufzeit (Pflicht): Das Datum, an dem die Mindestlaufzeit des Vertrags endet.

• Verlängerung (Anzahl + Zeiteinheit): Konfigurieren Sie, um welchen Zeitraum der Vertrag bei einer Verlängerung fortgeschrieben wird.

• Vertragsende nach Verlängerung: Das Datum, an dem der Vertrag nach der aktuellen Verlängerung endet. Wird bei einer automatischen Verlängerung oder beim Ziehen einer Option vom System aktualisiert.

• Durchgeführte Verlängerungen: Zählt automatisch, wie oft der Vertrag bereits verlängert wurde.

Automatische Vertragsverlängerung: Wird eine Verlängerung ausgelöst, berechnet das System anhand der hinterlegten Verlängerungsanzahl und -zeiteinheit das neue Vertragsende, den neuen Ablauf der Kündigungsfrist und erhöht den Verlängerungszähler.

Infobereich „Kündigung & Wiedervorlage"

In diesem Infobereich verwalten Sie Kündigungsfristen und -termine sowie Wiedervorlagetermine für den Vertrag.

• Kündigungsfrist (Anzahl + Zeiteinheit): Hinterlegen Sie die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist als Kombination aus Anzahl und Zeiteinheit (z. B. 3 Monate).

• Ablauf Kündigungsfrist: Das Datum, bis zu dem der Vertrag spätestens gekündigt werden kann. Wird automatisch aus Vertragsende und Kündigungsfrist berechnet und bei Verlängerungen aktualisiert.

• Gekündigt am: Das Datum, an dem der Vertrag tatsächlich gekündigt wurde.

• Schriftliche Kündigung?: Kennzeichnet, ob für diesen Vertrag eine schriftliche Kündigung erforderlich ist.

• Wiedervorlagetermin: Datum, an dem der Vertrag automatisch wieder auf die Arbeitsliste gesetzt wird. Nutzen Sie dies, um rechtzeitig an Nachverhandlungen oder Verlängerungen erinnert zu werden.

• Wiedervorlagegrund: Grund für die Wiedervorlage (aus den Stammdaten). Beim Ziehen einer Option setzt das System den Wiedervorlagegrund automatisch auf „KF" (Kündigungsfrist).

Optionen ziehen

Im Infobereich „Optionen" können Vertragsoptionen verwaltet und gezogen werden. Wird eine Option gezogen, führt das System automatisch folgende Aktualisierungen durch:

1. Das Datum „Vertragsende nach Verlängerung" wird um die in der Option hinterlegten Jahre verlängert.

2. Der Ablauf der Kündigungsfrist wird neu berechnet.

3. Der Wiedervorlagetermin wird auf 4 Monate vor Ablauf der neuen Kündigungsfrist gesetzt.

4. Der Wiedervorlagegrund wird automatisch auf „KF" (Kündigungsfrist) gesetzt.

5. Die Option wird als gezogen markiert.

Workflow

Im Infobereich „Workflow" werden die Workflow-Daten des Vertrags angezeigt. Ob ein Vertrag im Workflow bearbeitet werden kann, hängt davon ab, ob für seine Kombination aus Vertragsart und Vertragstyp ein Eintrag in der Zuständigenliste (Schritt 1, Punkt e.) existiert. Beim Start des Workflows wird ein Ticket erzeugt und der zuständigen Benutzergruppe zugewiesen.

4.) Vertragsereignisse und Vertragswerte

Vertragsereignisse

Im Infobereich „Vertragsereignisse" können Ereignisse dokumentiert werden, die über die regulären Kündigungstermine hinausgehen – z. B. das Ende einer mietfreien Zeit, der Zeitpunkt einer Preisverhandlung oder andere frei definierbare Vertragstermine.

Bei Nutzung des Workflows „Automatisierte Vertragswiedervorlage" (Produkt 5118) werden für anstehende Ereignisse automatisch Erinnerungs-E-Mails verschickt und die Ereignisse in die Servicelisten der zuständigen Personen aufgenommen. Ohne Nutzung des Workflows kann die Liste zur Dokumentation von Vertragsereignissen verwendet werden.

Felder eines Vertragsereignisses:

• Bezeichnung: Name bzw. Beschreibung des Ereignisses.

• Code: Kurzcode zur Identifikation des Ereignisses.

• Datum: Der Zeitpunkt, an dem das Ereignis stattfindet.

• Erinnern am: Das Datum, an dem eine Erinnerung für das Ereignis ausgelöst werden soll.

• Erledigt: Kennzeichnet, ob das Ereignis bereits abgeschlossen ist.

• Zuständige Gruppe: Die Benutzergruppe, die für die Bearbeitung des Ereignisses verantwortlich ist.

Vertragswerte

Über den Infobereich „Vertragswerte" können einem Vertrag die zugehörigen Vertragswerte mit Angabe des Gültigkeitszeitraums zugeordnet werden.

Felder eines Vertragswerts:

• Wert Netto / Wert Brutto: Netto- und Bruttobetrag des Vertragswerts.

• MwSt. %: Der anzuwendende Mehrwertsteuersatz.

• Wert ab / Wert bis: Gültigkeitszeitraum des Vertragswerts.

• Änderungsgrund: Begründung für eine Wertänderung (z. B. Preisanpassung, Indexierung).

Vertragswerte-Details

Zu jedem Vertragswert können Detailwerte angelegt werden, um den Vertragswert granularer aufzuteilen. In den Detailwerten können zusätzlich Sachkonten und Kostenstellen zugeordnet werden.

Felder eines Detailwerts:

• Bezeichnung: Name der Position.

• Position: Positionsnummer.

• Betrag Netto: Nettobetrag der Einzelposition.

• Beginnt ab / Endet am: Gültigkeitszeitraum der Position.

• Sachkonto: Zugeordnetes Sachkonto für die Buchung.

• Kostenstelle: Zugeordnete Kostenstelle für die Buchung.

• Bemerkung: Freitextfeld für ergänzende Informationen.

Hinweis: Die Detailwerte haben keine automatische Auswirkung auf den Gesamt-Vertragswert. Dieser muss im Formular des Vertragswerts manuell eingegeben werden. Beim Kopieren von Vertragswerten werden sowohl die Werte als auch die zugehörigen Details übernommen.

Nächste Schritte:

• Grundlegende Zusammenhänge im Vertragsmanagement verstehen

• Bericht: Vertragsliste erstellen

• Masterliste Verträge und aktuelle Vertragszeiträume nutzen

• Troubleshooting Vertragsverwaltung