immopac-Schnittstelle in Betrieb nehmen
Property Management
Mit der immopac-Schnittstelle werden vereinbarte Miet-, Objekt- und Partnerdaten aus eTASK an immopac übergeben. Die technische Einrichtung übernimmt Ihr Portaladministrator. Sie selbst müssen keine Dateien oder Verbindungen einrichten.
Bestandteile der Schnittstelle
Die Schnittstelle besteht aus einzelnen Bausteinen. Jeder Baustein übergibt einen bestimmten Datenbereich. Welche davon in Ihrem Portal eingerichtet werden, hängt vom vereinbarten Umfang ab.
1229 – Erforderlicher Grundbaustein für die immopac-Schnittstelle; erzeugt selbst keinen eigenen Datenexport.
5599 – Überbauungen und Objektstruktur
5592 – Gebäude und Baukörper
5593 – Hauseingänge
5596 – Mieteinheiten und Räume
6000 – Partner und Debitoren
6031 – Zuordnung von Partnern zu ihrer Rolle als Mieter
5598 – Mietverhältnisse und Vertragszeiträume
5595 – Mietkonditionen, Zahlungsangaben und Kaltmiete
5594 – Indexreihen und Anpassungsdaten zu Mietkonditionen
5597 – Vertragsoptionen und Fristen
6033 – Debitorische Mahnungen
Ihr Portaladministrator kann Ihnen sagen, welche dieser Bausteine für Ihre immopac-Umgebung eingerichtet sind.
Voraussetzungen
Die betroffenen Gebäude, Räume und Mietverträge sind in eTASK vorhanden.
Zu den Mietverträgen sind die passenden Mietobjekte und Vertragspartner zugeordnet.
Angaben zu Mieten, Vertragszeiträumen und gegebenenfalls Indexreihen oder Optionen sind gepflegt.
Sie wissen, welche Gebäude, Gesellschaften oder Bestände an immopac übergeben werden sollen.
Sie können die fachlichen Angaben in eTASK prüfen oder kennen die zuständigen Kolleginnen und Kollegen.
Vorgehensweise
Schritt 1: Umfang mit immopac abstimmen
Klären Sie mit Ihrem immopac-Ansprechpartner, welche Gebäude und Mietdaten übergeben werden sollen. Stimmen Sie auch ab, welche Daten zuerst in immopac eingelesen werden müssen. Geben Sie diese Informationen an Ihren Portaladministrator weiter.
Schritt 2: Gebäude und Räume prüfen
Prüfen Sie für die betroffenen Bestände, ob Gebäude, Hauseingänge, Etagen und Räume vollständig angelegt und richtig miteinander verbunden sind. Nummern und Bezeichnungen müssen mit den Angaben übereinstimmen, die immopac verwenden soll.
Projektkataloge: Die projektspezifischen Einträge für ImmoPac Portfolio und Immopac Immobilie müssen in den eTASK-Katalogen vorhanden sein. Lassen Sie sich die gültigen Werte von immopac geben. Die Zuordnung erfolgt am Gebäude, am Mietvertrag und an der Gesellschaft im dafür bereitgestellten Infobereich immopac. Wenden Sie sich zum Ergänzen der Kataloge an Ihren Portaladministrator oder die für Stammdaten zuständige Person.
Schritt 3: Vertragspartner prüfen
Kontrollieren Sie, ob zu den Mietverträgen die richtigen Mieter beziehungsweise Debitoren gehören. Namen, Nummern und weitere benötigte Kontaktdaten müssen vollständig sein.
Schritt 4: Mietverträge und Mietdaten prüfen
Prüfen Sie Mietbeginn und Mietende sowie die Zuordnung zu den vermieteten Räumen. Kontrollieren Sie außerdem die vereinbarten Mietbeträge, Zahlungsangaben und Kautionen. Wenn Indexreihen oder Vertragsoptionen verwendet werden, prüfen Sie auch deren Daten und Fristen.
Schritt 5: FTP-Verbindung einrichten und Testlauf anfordern
Fragen Sie Ihren immopac-Ansprechpartner nach den Angaben für die Dateiübertragung und geben Sie diese über den vereinbarten sicheren Weg an Ihren Portaladministrator weiter:
Serveradresse und Port
Benutzername und Kennwort
Zielordner auf dem Server
Vorgabe zur Verschlüsselung; für die Schnittstelle wird FTPS mit TLS verwendet. Stimmen Sie mit immopac ab, ob die Verbindung ausdrücklich über TLS (explizites FTPS) erfolgen soll.
Ihr Portaladministrator richtet die Verbindung ein, ordnet sie den vereinbarten Datenbereichen zu und führt einen Verbindungstest durch. Schicken Sie Kennwörter nicht ungeschützt per E-Mail oder Supportanfrage. Bitten Sie nach erfolgreichem Verbindungstest um einen Testlauf und nennen Sie, wer die Ergebnisse fachlich prüft.
Schritt 6: Testergebnisse fachlich prüfen
Prüfen Sie einige Beispiele aus den Testdaten: Stimmen Gebäude, Raum, Vertragspartner, Mietzeitraum und Beträge mit eTASK überein? Notieren Sie fehlende oder falsche Angaben mit einem konkreten Beispiel. Lassen Sie die Daten in eTASK korrigieren und bitten Sie anschließend um einen erneuten Testlauf.
Schritt 7: Übernahme bestätigen
Lassen Sie die Testdaten in immopac einlesen und bestätigen Sie gemeinsam mit dem immopac-Ansprechpartner, dass die Angaben richtig angekommen sind. Stimmen Sie danach den Start der regelmäßigen Übertragung und die Ansprechpersonen für Rückfragen ab. Die Daten müssen einmal täglich und spätestens um 04:00 Uhr bei immopac vorliegen.
Wenn Daten fehlen oder falsch sind
Fehlende oder unplausible Angaben entstehen häufig, wenn ein Gebäude, Raum, Vertrag oder Vertragspartner nicht richtig zugeordnet ist. Melden Sie Ihrem Portaladministrator:
um welches Gebäude oder welchen Mietvertrag es geht,
welche Angabe fehlt oder falsch ist,
wie die Angabe in eTASK aussehen sollte,
wann der Testlauf stattgefunden hat.
Sicherheitshinweis: Senden Sie keine Passwörter oder Zugangsdaten per E-Mail oder Supportanfrage.