Dieses Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe rund um die Inventur mit eTASK. Die Begriffe sind alphabetisch sortiert und verlinken auf weiterführende Artikel.
A
Anlagenbuchhaltung
Modul in ERP-Systemen, das die Verwaltung des Anlagevermögens übernimmt. Erfasst werden Anschaffungswerte, Abschreibungen, Standorte und weitere buchhalterische Informationen. eTASK kann Daten aus der Anlagenbuchhaltung importieren und mit physischen Inventaren abgleichen.
Siehe auch: Anlagenbuchhaltung anbinden, ERP-System
Anlagenklasse
Kategorisierung von Anlagegütern in der Anlagenbuchhaltung (z.B. "Büromöbel", "IT-Hardware", "Fahrzeuge"). Entspricht oft dem Objekttyp in eTASK und dient als Basis für die Zuordnung beim Import.
Siehe auch: Objekttyp
Anlagennummer
Eindeutige Nummer eines Wirtschaftsguts in der Anlagenbuchhaltung. Wird beim Import in eTASK als Schlüsselfeld verwendet und kann später mit Barcodes von Objekten verknüpft werden.
Siehe auch: Barcode, Nummer
Anschaffungswert
Ursprünglicher Kaufpreis eines Anlageguts inklusive Nebenkosten. Wird aus der Anlagenbuchhaltung importiert und kann in eTASK zur Bewertung des Inventars herangezogen werden.
B
Barcode
Zwei Bedeutungen: 1. Als Nummer: Die eindeutige Identifikationsnummer eines Objekts in eTASK (z.B. "10001234"). Diese Nummer wird auf dem Etikett gedruckt und kann als 1D-Barcode oder QR-Code codiert sein. 2. Als Strichcode: Die visuelle Darstellung der Nummer als maschinenlesbarer Strichcode (1D-Barcode, z.B. Code 128). Kann mit Barcodescannern oder mobilen Inventurgeräten erfasst werden.
Wichtig: In eTASK bezeichnet "Barcode" meist die Nummer selbst, nicht das Druckformat.
Siehe auch: QR-Code, Nummer, Etikett, RFID
Buchungskreis
Organisationseinheit in der Anlagenbuchhaltung, die einen in sich abgeschlossenen Rechnungskreis darstellt. Entspricht oft einem Unternehmen oder einer Gesellschaft. Beim Import aus ERP-Systemen kann nach Buchungskreis gefiltert werden.
Siehe auch: Gesellschaft
Buchwert
Aktueller Wert eines Anlageguts nach Abschreibungen. Wird aus der Anlagenbuchhaltung importiert und kann zur Bewertung der Differenzen bei Inventuren verwendet werden.
D
Differenz
Abweichung zwischen Anlagenbuchhaltung und physischem Inventar. Differenzen treten auf, wenn Anlagen in der Buchhaltung nicht vor Ort gefunden wurden (Fehlmenge) oder Objekte vor Ort sind, die nicht in der Buchhaltung existieren (Mehrmenge).
Typen: - Fehlmenge: Anlage in Buchhaltung, aber nicht inventarisiert - Mehrmenge: Objekt inventarisiert, aber nicht in Buchhaltung - Übereinstimmung: Anlage und Objekt korrekt zugeordnet
Siehe auch: Anlagenbuchhaltung anbinden
E
ERP-System
Enterprise Resource Planning System – Bezeichnet die Gattung von betriebswirtschaftlicher Software zur Unternehmenssteuerung. Typische ERP-Systeme mit Anlagenbuchhaltung sind: SAP (S/4HANA, ECC), Microsoft Dynamics 365, Oracle E-Business Suite, Sage X3, DATEV, MACH
eTASK kann Anlagenlisten aus diesen Systemen importieren (CSV/Excel-Export).
Siehe auch: Anlagenbuchhaltung, ERP Konnektor
ERP Konnektor
Plug-In 5023 für eTASK, das den automatischen Import von Anlagenlisten aus ERP-Systemen ermöglicht. Überwacht zeitgesteuert ein Verzeichnis und importiert neue Dateien automatisch.
Siehe auch: eTASK ERP Konnektor InventurPlug-In
Erstinventur
Die erste vollständige Erfassung aller Objekte einer Liegenschaft. Basis für spätere Folgeinventuren und Permanente Inventuren. Umfasst Objektkatalog-Planung, Etikettierung, Erfassung und Abgleich mit der Anlagenbuchhaltung.
Siehe auch: 9 Schritte zur Erstinventur, Folgeinventur, Stichtagsinventur
Etikett
Aufkleber mit Barcode oder QR-Code, der auf ein Objekt geklebt wird. Enthält typischerweise die Nummer, optional zusätzlich Text (z.B. Gesellschaft, Standort). Verfügbar in verschiedenen Materialien (Papier, Polyester, Vinyl) und Größen.
Siehe auch: Auswahl der richtigen Etiketten, Etiketten drucken, Best Practices: Etiketten anbringen
F
Folgeinventur
Jede weitere Inventur nach der Erstinventur. Nutzt den bereits vorhandenen Objektbestand und aktualisiert Standorte, Zustände und Zuordnungen. Deutlich schneller als die Erstinventur, da keine Etikettierung mehr erforderlich ist.
Siehe auch: Folgeinventur durchführen, Erstinventur, Permanente Inventur
G
Gesellschaft
Rechtliche Einheit (z.B. "Muster GmbH", "Muster AG Werk München"). In eTASK die oberste Organisationsebene, der Inventare und Objekte zugeordnet werden. Beim Import aus der Anlagenbuchhaltung muss die Gesellschaft exakt übereinstimmen.
Siehe auch: Buchungskreis
I
Inventar
Die Sammlung aller Objekte. Ein einzelner Gegenstand im Inventar wird als Inventargegenstand oder Objekt bezeichnet. In eTASK sind Objekte organisatorisch gruppiert (z.B. nach Liegenschaft, Gebäude oder Kostenstelle).
Beispiele: "Inventar der Hauptverwaltung München", "Inventar des Lagers Hamburg"
Siehe auch: Objekt, Inventur, Gesellschaft
Inventur
Vollständige Bestandsaufnahme aller Objekte zu einem bestimmten Zeitpunkt. Rechtlich oft verpflichtend (§ 240 HGB). In eTASK durch Scannen der Barcodes mit mobilen Inventurgeräten durchgeführt.
Typen: - Erstinventur: Erste Erfassung aller Objekte - Folgeinventur: Wiederholung der Inventur - Stichtagsinventur: Inventur zu einem festen Stichtag - Permanente Inventur: Laufende Inventur über das Jahr verteilt
Siehe auch: 9 Schritte zur Erstinventur, FAQ Inventur
K
Kostenstelle
Organisationseinheit für die interne Kostenrechnung. Kann aus der Anlagenbuchhaltung importiert und zur Gruppierung oder Filterung von Objekten in eTASK verwendet werden.
M
Matchcode
Konkrete Produktbezeichnung innerhalb eines Objekttyps, die einem Eintrag in einem Herstellerkatalog entspricht. Der Matchcode beschreibt ein Produkt mit fest definierten Merkmalen (z.B. "Dell Latitude 7420, 14 Zoll, i5"). Während der Objekttyp die Hauptkategorie definiert (z.B. "IT-Hardware"), konkretisiert der Matchcode die genaue Produktvariante. Matchcodes sind optional, aber empfehlenswert für bessere Übersicht und präzise Bestandsverwaltung.
Beispiel: - Objekttyp: "IT-Hardware" - Matchcode: "Dell Latitude 7420, 14 Zoll, i5" - Matchcode: "HP EliteBook 840 G8, 14 Zoll, i7" - Matchcode: "Lenovo ThinkPad T14 Gen 2"
Siehe auch: Objekttypen und Matchcodes anlegen, Objekttyp
Mobile Inventurgeräte
Smartphones oder Tablets mit der eTASK-App, mit denen Barcodes oder QR-Codes gescannt und Objekte erfasst werden. Unterstützen Online- und Offline-Modus.
Siehe auch: Mobile Inventurgeräte in Betrieb nehmen, Offline-Modus nutzen
N
Nummer
Eindeutige Identifikationsnummer eines Objekts in eTASK. Wird auf dem Etikett gedruckt und kann als 1D-Barcode, QR-Code oder in einem RFID-Tag codiert sein. Oft synonym zu "Barcode" verwendet.
Format: Typischerweise 8-stellig (z.B. "10001234"), kann aber kundenspezifisch definiert werden.
Siehe auch: Barcode, QR-Code, RFID, Anlagennummer
O
Objekt
Einzelnes physisches Gut in eTASK (z.B. ein Schreibtisch, ein Notebook, ein Fahrzeug). Jedes Objekt hat eine eindeutige Nummer (Barcode), ist einem Inventar zugeordnet und einem Objekttyp mit Matchcode zugewiesen.
Pflichtfelder: Nummer, Inventar, Objekttyp,
Matchcode
Weitere Eigenschaften: Bezeichnung, Standort,
Seriennummer, Fotos, Zustand, Kostenstelle, …
Siehe auch: Objekttyp, Matchcode, Inventar
Objektkatalog
Gesamtheit aller Objekttypen und Matchcodes in eTASK. Definiert die Struktur, wie Objekte kategorisiert werden. Die Planung des Objektkatalogs ist ein wichtiger Schritt vor der Erstinventur.
Siehe auch: Best Practices: Objektkatalog planen, Objekttypen und Matchcodes anlegen
Objekttyp
Hauptkategorie zur Klassifizierung von Objekten (z.B. "Möbel", "IT-Hardware", "Fahrzeuge"). Der Objekttyp ist eine Pflichtangabe für jedes Objekt und kann weiter durch Matchcodes konkretisiert werden.
Hierarchie: Objekttypen können durch übergeordnete Objekttypen hierarchisch strukturiert werden. Dadurch entstehen mehrstufige Kataloge (z.B. "IT-Hardware" → "Peripherie" → "Monitore" → Matchcode).
Beispiele: - Möbel - IT-Hardware - Fahrzeuge - Werkzeuge - Medizintechnik
Siehe auch: Matchcode, Objekttypen und Matchcodes anlegen, Objektkatalog, Anlagenklasse
Offline-Modus
Betriebsmodus der eTASK-App, bei dem Objekte ohne aktive Serververbindung erfasst werden können. Die Daten werden lokal gespeichert und später synchronisiert. Nützlich bei schlechter Netzabdeckung oder in Kellern/Tiefgaragen.
Siehe auch: Offline-Modus nutzen, Mobile Inventurgeräte
P
Permanente Inventur
Inventurmethode, bei der die Bestandsaufnahme über das gesamte Jahr verteilt wird. Jedes Objekt muss einmal pro Jahr erfasst werden, aber nicht alle am gleichen Stichtag. Reduziert Arbeitsaufwand zu Spitzenzeiten.
Vorteile: Gleichmäßige Arbeitsverteilung, geringerer Personalbedarf, laufende Datenpflege
Siehe auch: Permanente Inventur mit eTASK, Stichtagsinventur
Plug-In
Erweiterungsmodul für eTASK, das zusätzliche Funktionen bereitstellt. Plug-Ins werden im Kundencenter lizenziert und über das Portal installiert.
Beispiel: ERP Konnektor (Plug-In 5023)
Siehe auch: ERP Konnektor
Portal
Weboberfläche von eTASK für administrative Aufgaben (Systemsteuerung, Benutzerverwaltung, Plug-In-Installation, Berichte). Wird im Browser aufgerufen.
Siehe auch: Plug-In
Q
QR-Code
Quick Response Code – Zweidimensionaler Code, der mehr Informationen als ein 1D-Barcode speichern kann. In eTASK wird die Nummer des Objekts als QR-Code auf Etiketten gedruckt. Kann mit Smartphones und mobilen Inventurgeräten gescannt werden.
Vorteile: Höhere Datendichte, bessere Fehlerkorrektur, Scan aus jedem Winkel möglich
Siehe auch: Barcode, QR-Codes vs Barcodes, Etikett, RFID
R
RFID
Radio Frequency Identification – Technologie zur automatischen Identifikation mit Funkwellen. RFID-Tags können ohne Sichtkontakt ausgelesen werden und speichern mehr Daten als Barcodes. In eTASK für spezielle Anwendungsfälle einsetzbar (z.B. große Lagerbestände, Werkzeugverwaltung).
Vorteile: Keine Sichtkontakt nötig, Massenscan
möglich, robuster als Etiketten
Nachteile: Höhere Kosten, spezielle Lesegeräte
erforderlich
Siehe auch: Barcode, QR-Code, Etikett
S
Seriennummer
Herstellerseitige eindeutige Nummer eines Produkts (z.B. bei Notebooks, Monitoren, Medizingeräten). Kann in eTASK zusätzlich zur Nummer erfasst werden und zur Identifikation bei Garantiefällen oder Rückrufen dienen.
Siehe auch: Seriennummern erfassen und verwalten, Objekt
Stichtag
Zeitpunkt, zu dem eine Inventur durchgeführt wird. Bei der Stichtagsinventur müssen alle Objekte zu diesem Datum erfasst sein. Relevant für rechtliche Anforderungen (Jahresabschluss, Bilanzstichtag).
Siehe auch: Stichtagsinventur, Permanente Inventur
Stichtagsinventur
Inventurmethode, bei der alle Objekte zu einem festen Stichtag erfasst werden. Im Gegensatz zur Permanenten Inventur erfolgt die gesamte Bestandsaufnahme in einem kurzen Zeitraum.
Vorteile: Klare Momentaufnahme zum Stichtag
Nachteile: Hoher Arbeitsaufwand in kurzer Zeit,
Personal-Spitzenbelastung
Siehe auch: Stichtagsinventur durchführen, Permanente Inventur, Stichtag
W
Werk
Betriebsstätte oder Produktionsstandort in der Anlagenbuchhaltung. Kann beim Import in eTASK als Standort oder zur Zuordnung zu Inventaren verwendet werden.
Siehe auch: Buchungskreis, Gesellschaft