Während der Inventur fallen hin und wieder beschädigte oder unleserliche Etiketten auf. Der empfohlene Weg: Neue Inventarnummer vergeben statt die alte wiederzuverwenden. Dies vereinfacht den Inventurprozess erheblich und vermeidet Fehlerquellen.
Warum neue Nummer statt alte wiederverwenden?
Empfehlung: Beschädigtes Etikett → Neues Etikett mit NEUER Nummer
Drei Gründe gegen Wiederverwendung der alten Nummer:
1. Praktikabilität während der Inventur
Barcode ist nicht lesbar → Team stellt fest: Etikett muss ersetzt werden
Problem: Team hat keinen Drucker dabei, kennt die alte Nummer nicht
Jemand muss zurück ins Büro, Barcode drucken lassen, wieder zum Objekt
ODER: Objekt wird notiert und später nachbearbeitet
Mit neuer Nummer: Einfach von der Etikettenrolle nehmen, aufkleben, fertig
2. Fehlerquelle: Duplikat-Barcodes
Zwei Etiketten mit identischer Nummer existieren zeitweise parallel
Risiko: Falsche Zuordnung, doppelte Vergabe
Verwechslungen bei Lagerung, Druck, Verteilung
Mit neuer Nummer: Jede Nummer ist eindeutig, keine Duplikate möglich
3. Logistischer Aufwand
Etiketten können nicht mehr einfach von der Rolle verwendet werden
Gezielte Einzeldruck-Lösung erforderlich
Investition in Drucker, Software, Schulungen für mobile Teams
Mit neuer Nummer: Etiketten von der Rolle verwenden, kein Sonderdruck nötig
Fall 1: Nummer noch lesbar (häufigster Fall)
Szenario:
Barcode ist beschädigt (nicht scannbar), aber die Nummer ist noch von Hand lesbar
Beispiel: Etikett abgerissen, verschmutzt, zerkratzt
Schritt-für-Schritt-Prozess
1. Während der Folgeinventur:
alte Nummer von Hand in die App eingeben
Objekt ist damit inventarisiert
Im Freitextfeld die neue Etikett-Nummer scannen (von der Rolle genommen)
Neues Etikett am Objekt anbringen
2. Nach der Inventur durch Inventurleitung:
Inventurleitung arbeitet Freitexthinweise ab
Im Portal: Inventarnummer des Objekts ändern (alt → neu)
Grund als Kommentar hinterlassen: "Etikett beschädigt, neue Nummer vergeben"
Ergebnis:
Objekt hat neue Inventarnummer
Chronik dokumentiert den Wechsel
Buchhaltung: Verbindung Barcode ↔ Anlagennummer bleibt bestehen (ändert sich nichts)
Kein Medienbruch, kein Zeitversatz bei der Bearbeitung -> kleinstmögliche Fehlerquelle
Fall 2: Nummer nicht lesbar
Szenario:
Etikett komplett zerstört, abgefallen oder unleserlich
Nummer kann auch manuell nicht erkannt werden
Schritt-für-Schritt-Prozess
1. Während der Inventur im Team:
Objekt komplett neu erfassen (wie bei Erstinventur)
Neues Etikett von der Rolle nehmen und anbringen
Im Freitextfeld Hinweis: "Vermutlich Ersatz für fehlendes Etikett, Matchcode prüfen: [Beschreibung]"
2. Nach der Inventur durch Inventurleitung:
Prüfung: Gibt es ein Objekt mit gleichem Matchcode, das NICHT gefunden wurde?
Beispiel: "Schreibtisch, Buche, 160x80 cm, Raum A123"
Falls ja:
Bei ALT-Objekt (nicht gefunden): Inventarnummer auf die NEUE ändern
NEU-Objekt (doppelt erfasst): Löschen
Grund als Kommentar: "Etikett verloren, neue Nummer vergeben am TT.MM.JJJJ"
Ergebnis:
Objekt hat neue Inventarnummer
Doppelerfassung bereinigt
Chronik dokumentiert den Wechsel
Dokumentation: Chronik und Kommentare
Automatische Chronik
eTASK dokumentiert automatisch:
Wann wurde die Inventarnummer geändert?
Durch wen?
Von welcher Nummer auf welche?
Reiter "System" im Portal zeigt:
Ersterfassung
Alle Nummernänderungen
Standortwechsel
Inventur-Erfassungen
Kommentar-Pflicht
Grund der Nummernänderung als Kommentar hinterlassen:
Beispiel: "Etikett beschädigt (Barcode unleserlich), neue Nummer vergeben am 10.04.2026"
Kommentare sind unveränderbar
Dienen der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Erfüllen Compliance-Anforderungen (Wirtschaftsprüfung)
Wo eintragen:
Portal → Objekt öffnen → Kommentar hinzufügen
Pflicht bei Nummernänderung
Buchhaltung bleibt unverändert
Wichtig zu verstehen:
Inventarnummer (Barcode am Objekt): Ändert sich (alt → neu)
Anlagennummer (Buchhaltung): Bleibt gleich
Verbindung: Barcode ↔ Anlagennummer wird automatisch aktualisiert
In der Buchhaltung ändert sich nichts:
Anlagenkarte bleibt identisch
Buchwert, Abschreibung, Anschaffungsdatum unverändert
Nur die Referenz zum physischen Objekt (Barcode) wird aktualisiert
Vorteil:
Keine aufwendige Abstimmung mit Buchhaltung erforderlich
Keine Rückbuchungen, Umbuchungen
Nur interne Referenz wird angepasst