Im Modul Fuhrparkmanagement kannst du unterschiedliche Datensätze pflegen, wie Nutzungsarten von Fahrzeugen, Reifenarten, Kostenarten, etc., die dann in der Nutzung des Fuhrparkmanagements zur Verfügung stehen. Du findest alle Formulare, die du für vorbereitende Arbeiten brauchst, in der Systemsteuerung und brauchst entsprechende Rechte.
Vorbereitende Tätigkeiten
Nutzungsziel (Verwaltung oder Buchung) bestimmen
Zum Start ist es sinnvoll zu Klären, ob das Modul nur zur Verwaltung oder zusätzlich zur Fahrzeugbuchung genutzt werden soll. Je nach Ergebnis können einige der Inbetriebnahmeschritte übersprungen werden. Legen Sie also zunächst fest, welche Prozesse Sie über das eTASK Fuhrparkmanagement abbilden möchten.
Beispiele hier könnten die reine Fahrzeugverwaltung, inkl. der Verwaltung der Fahrzeugkosten, Schäden und des Zubehörs sein. Ein weiteres Beispiel könnte jedoch auch die Fahrtenbuch und allgemeine Fahrzeug-Buchungsverwaltung so wie die Organisation der Fahrzeugbuchung für Poolfahrzeuge, oder die Organisation von Mitfahrten sein.
Rechte und Voraussetzungen prüfen
Legen Sie zunächst die Zuständigkeiten im Team fest. Von diesen Zuständigkeiten lassen sich dann einfach die Rechte für die jeweiligen Mitarbeitenden ableiten und zuordnen. Eine Anleitung für die Rechtevergabe finden Sie hier: Hier geht es zum Artikel Gruppen und Rechte
Nachdem die jeweiligen Zuständigkeiten bestimmt und die entsprechenden Rechte zugeordnet sind prüfen Sie zunächst ob jeder Mitarbeitende tatsächlich alle für ihn relevanten Menüpunkte sehen und erreichen kann.
Hinweis: Fehlende Rechte führen häufig dazu, dass Inhalte nicht sichtbar oder nicht bearbeitbar sind
Weitere Daten die bereist im System existieren müssen, damit das Modul in Betrieb genommen werden können:
Notwendig:
Alle Mitarbeitenden müssen in der Personalliste eingetragen sein (Link)
Alle Kostenstellen müssen bereits in den Kostenstellen eingetragen sein (Link)
Alle Fahrzeugstandorte müssen bereits in Portfolio /BIM eingetragen sein (Link)
Optional:
Verträge, wenn diese am Fahrzeug zugeordnet werden sollen, müssen bereits im Vertragsmanagement angelegt sein (Link)
1.) Grundlegende Stammdaten in der Systemsteuerung hinterlegen
Nachdem die Vorbereitenden Tätigkeiten abgeschlossen sind, kann mit der tatsächlichen Inbetriebnahme des Moduls Fuhrparkmanagement begonnen werden.
Wir starten nun damit, alle Relevanten Informationen die später im operativen Betrieb von den Fuhrparkmanagern benötigt werden zunächst im System als feste Auswahlfelder zu hinterlegen. Dies ermöglicht es uns eine saubere und normalisierte Datengrundlage für Auswertungen aller Art zu schaffen.
Folgende vorbereitende Daten sollten zuerst angelegt werden:
a. Fahrzeugtypen
b. Ereignisarten
c. Zubehörarten
d. Kostenarten
e. Schadenskategorien
f. Schadenstypen
g. Reifenarten
h. Nutzungsarten
Hinweis: Es ist sinnvoll einheitliche Bezeichnungen zu verwenden und Dubletten zu vermeiden, Dafür sollten die Stammdaten für die Fahrzeuge im Vorfeld gut abgestimmt werden.
2.) Fahrzeuge im System anlegen
Nun kann damit begonnen werden konkrete Fahrzeuge im System einzupflegen. Es ist sinnvoll einige Fahrzeuge tatsächlich manuell über das “neu” Formular in den Fahrzeugen anzulegen. Perspektivisch können Sie natürlich Ihren Fahrzeugbestand auch via Excel-Import ins System einspielen. Es ist trotzdem ratsam, einige Fahrzeuge zunächst manuell anzulegen, damit Sie einen guten Überblick über das System und die Möglichkeiten erhalten.
dann können nun die wesentlichen Basisdaten erfasst werden:
Fahrzeugtyp, Kennzeichen, Status, Übernahmedatum, Kilometerstand bei Übernahme, Kostenstelle, Standort
Ergänzend möglich:
Angaben zur KFZ-Steuer, weitere fahrzeugbezogene Informationen
Achtung: Der Fahrzeugstatus im Infobereich "Identifikation“ ist rein informativ und die Buchbarkeit wird nicht über diesen Status gesteuert
3.) Buchbarkeit und Buchungsparameter konfigurieren
Dieser Schritt ist nur umzusetzen, wenn Sie die Fahrzeugbuchung für Poolfahrzeuge und für Mitfahrten in Betrieb nehmen möchten.
Die Konfiguration der Buchbarkeit eines Fahrzeugs für die Fahrzeugbuchung über “MyFM —> Services bestellen —> Fahrzeug reservieren” findet im Fahrzeugformular in verschiedenen Infobereichen statt. Es folgt nun eine Erläuterung der Stellen, die Konfiguriert werden müssen, damit eine Fahrzeugbuchung möglich gemacht wird.
Infobereich “Buchbarkeit”
Im Infobereich Buchbarkeit können die Informationen für die Buchungsverfügbarkeit und die Buchungsart des Fahrzeugs hinterlegt werden.
Wichtig: Mit dem Haken in der Checkbox “buchbar” machen Sie das Fahrzeug für den Service “Fahrzeug reservieren” verfügbar.
Infobereich “Fahrzeug”
Im Infobereich Fahrzeug wird die notwendige Fahrerlaubnisklasse für das Fahrzeug angegeben. Unsere Fahrzeugbuchung prüft in der Suche unter anderem die Fahrerlaubnisklasse des Selbstfahrers der nach dem Fahrzeug sucht und zeigt nur Fahrzeuge an, deren Fahrerlaubnisklasse im hinterlegten Führerschein, der Klasse des Fahrzeugs entspricht.
Infobereich “Fahrzeugbescheinigung Bereich 2”
Die Anzahl der Sitzplätze die das Fahrzeug zur Verfügung hat, wird aus der Information in “Fahrzeugbescheinigung Bereich 2” Feld S.1 entnommen.
Infobereich “Fahrzeugstandort”
Der Standort, von wo aus das Fahrzeug gebucht werden kann, wird aus dem Feld: “Fahrzeugstandort” bestimmt.
Infobereich “Ausstattungsmerkmale”
Im Infobereich Ausstattungsmerkmale können alle Ausstattungsmerkmale die das Fahrzeug hat ausgewählt werden. Im Service “Fahrzeug buchen” kann dann nach entsprechenden Merkmalen gefiltert werden. Die Ausstattungsmerkmale können in der Tabelle: “Systemkonfiguration —> Infrastrukturelles Gebäudemanagement —> Fuhrparkmanagement —> Fahrzeugbuchungen —> Ausstattungsmerkmale” gepflegt werden.
Ergebnis: Wenn hier alle Konfigurationen erfolgt sind, dann wird das Fahrzeug vom System als “buchbar” interpretiert Fahrzeuge können nun in der Buchungsmaske gezielt gefiltert und gefunden werden. Im Infobereich “Prüfung Buchbarkeit“ sollte nun auch eine grüne Ampel erscheinen.
6.) Selbstfahrer anlegen
Dieser Schritt ist nur umzusetzen, wenn Sie die Fahrzeugbuchung für Poolfahrzeuge und für Mitfahrten in Betrieb nehmen möchten.
Damit nun Mitarbeitende die in Schritt 5 konfigurierten Fahrzeuge auch buchen können, ist es notwendig diese Personen als Selbstfahrer im System hinterlegt werden.
Die Anlage der Selbstfahrer erfolgt in : “Infrastrukturelles Gebäudemanagement —> Fuhrparkmanagement —> Fahrzeugbuchung —> Selbstfahrer”. Hier können die Selbstfahrer mit Ihrer Führerscheinnummer und der Gültigkeit der Fahrerlaubnis gepflegt werden.
Zusätzlich können im Infobereich die Fahrerlaubnisklassen ausgewählt werden, über die der Selbstfahrer verfügt. Diese ausgewählten Fahrerlaubnisklassen bestimmen die Anzeige der buchbaren Fahrzeuge für den jeweiligen Endanwender. Jeder Mitarbeitende kann nur Fahrzeuge buchen, die seiner Fahrerlaubnisklasse entsprechen.
Wichtig: Nur angelegte Selbstfahrer können Fahrzeuge selbst reservieren.
7.) Ergänzende Fuhrparkdokumente
Je nach gewünschtem Nutzungsumfang können noch weitere Informationen zu den Fahrzeugen im eTASK Fuhrparkmanagement gepflegt werden. Es empfiehlt sich also auch zu überlegen, welche Informationen vielleicht von anderen Fachabteilungen benötigt werden und wie diese Informationen in eTASK gepflegt werden können. Hier sollte dann organisatorisch festgelegt werden wer Schäden, Kosten, Fahrten, Zubehör und Tankkarten und Belege dann entsprechend verwaltet und dokumentiert
Hier ein Auszug an weiteren Informationen die gepflegt werden können:
fahrzeugbezogene Dokumente
Verträge
Zubehör
Tank- oder Ladekarten
Tankbelege
Reifensätze
Ereignisse
Fahrzeugkosten
Schäden
Ordnungswidrigkeiten
Fahrten
8.) Funktionstest und Freigabe
Zum Abschluss sollte noch einmal final geprüft werden ob, alle Stammdaten vorhanden sind und ob die Buchung von Fahrzeugen entsprechend funktioniert.
Nun kann das Fuhrparkmanagement auch von den operativen Nutzern verwendet werden und die Freigabe für den operativen Betrieb erteilt werden.
Nächste Schritte
Welche Auswertungen stehen mir im Fuhrparkmanagement zur Verfügung?
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Auswertungen im Fuhrparkmanagement
IC2513