Bevor du den Posteingang für Eingangsrechnung, den Instandhaltungsworkflow oder Objektanhänge benutzen kannst, musst du diesen zunächst einrichten.
Voraussetzung
Eine E-Mail-Adresse, an die die Eingangsrechnungen gesendet werden
Es wurde ein Postfach für das FM-Portal auf dem Exchange-Server eingerichtet
Für Outlook: Dieses Postfach ist kein Alias-Postfach. Wenn mehrere Postfächer zu einem Hauptpostfach genutzt werden sollen, müssen hierfür Verteilerlisten genutzt werden
Empfehlung: Um zu sehen, wie diese Verteilerlisten erstellt werden, nutze folgenden externen Link : Erstellen und Verwalten von Verteilergruppen in Exchange Online | Microsoft Learn
Der Portal-User besitzt die notwendigen Rechte auf dem Exchange-Server
Der Timerjob CheckPortalEmailInbox muss aktiv sein
Vorgehensweise im FM-Portal
Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung - Portal-Optionen - Portal-Verwaltung - Mailpostfach - E-Mail Empfangsadressen
Klicke auf Neu.... Ein neuer Datensatz wird geöffnet.
Gib die E-Mail-Adresse ein, an die die Eingangsrechnungen gesendet werden.
Wähle ggf. eine positive und eine negative Antwort aus.
Wähle beim Mailtyp den entsprechenden Typ aus.
PDF-Dateien, die an die ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nun automatisch an den Posteingang weitergeleitet.
Tipp: Unter Systemsteuerung - Portal-Optionen - Portal-Verwaltung - Mailpostfach - Absender Whitelist kannst du alle E-Mail-Adressen sehen, die im FM-Portal hinterlegt sind.
Hinweis: Eingehende E-Mails, die aus unterschiedlichen Gründen nicht bearbeitet werden können, werden in die Ordner "Nicht Verarbeitet" oder "Verarbeitung Fehlerhaft" verschoben und landen nicht im eTASK.FM-Portal. Kontrolliere diese Ordner regelmäßig, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen E-Mails verpasst.
Hinweis: Bei eingegangen Fax-Rückmeldungen erhalten die Absender in jedem Fall eine Antwortmail, bei allen anderen Mailtypen nur, wenn die Absende-Adressen auf der Whitelist stehen.