SmartReservation: 8-Schritte-Anleitung zur Inbetriebnahme
Ziel dieser Anleitung
Diese Anleitung führt Sie in 8 Schritten von der ersten Anmeldung am eTASK FM-Portal bis zur erfolgreichen Durchführung Ihrer ersten Raumbuchung - ohne Microsoft Exchange-Anbindung. Am Ende können Sie und Ihre Mitarbeiter Räume komfortabel über das FM-Portal buchen und verwalten.
Voraussetzungen
Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass:
Sie Zugang zu einer eTASK-Installation haben (vor Ort oder gehostet)
Die Lizenz für eTASK.SmartReservierung erworben und aktiviert ist
Sie Administratorrechte im eTASK FM-Portal haben
Ein E-Mail-Versand über eTASK konfiguriert ist (für Benachrichtigungen)
Hinweis: Diese Anleitung ist für Umgebungen ohne Microsoft Exchange Server.
Schritt 1: Am FM-Portal anmelden und Modul prüfen
Öffnen Sie Ihren Webbrowser und navigieren Sie zur URL Ihrer eTASK-Installation
Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
Wechseln Sie in das Modul "Raumreservierung" über das Hauptmenü
Prüfen Sie, ob das Modul geladen wird und keine Fehlermeldung angezeigt wird
Falls das Modul nicht verfügbar ist, prüfen Sie die Lizenzaktivierung in der Systemkonfiguration unter den Lizenzparametern
Machen Sie sich mit der Modulstruktur vertraut (Besprechungsräume, Buchungsassistent, Raumbuchungszeiten)
Ergebnis: Sie haben Zugriff auf das Modul Raumreservierung und können mit der Konfiguration beginnen.
Schritt 2: Stammdaten der Gebäudestruktur anlegen
Für die Raumbuchung müssen zunächst die physischen Strukturen in eTASK angelegt werden:
Navigieren Sie zu "Portfolio (BIM)" > "Liegenschaftskataster" > "Standorte"
Legen Sie alle relevanten Standorte an (z.B. "Hauptsitz München", "Zweigstelle Hamburg")
Erfassen Sie für jeden Standort die vollständige Adresse und Kontaktdaten
Erstellen Sie ein Gebäude und ordnen Sie es dem zuvor erstellten Standort zu
Legen Sie unter "Etagen" alle Stockwerke der Gebäude an
Navigieren Sie zu "Räume" und erfassen Sie alle buchbaren Räume
Tipp: Beginnen Sie mit einem Standort und wenigen Räumen, um den Prozess zu testen. Weitere Räume können schrittweise ergänzt werden.
Ergebnis: Die Grundstruktur Ihrer Immobilien ist in eTASK abgebildet und Räume sind erfasst.
Schritt 3: Besprechungsräume für die Buchung konfigurieren
Jetzt werden die angelegten Räume für die Buchung aktiviert und konfiguriert:
Wechseln Sie ins Modul "Raumreservierung"
Navigieren Sie zu "Besprechungsräume"
Legen Sie einen neuen Besprechungsraum an
Verknüpfen Sie den Besprechungsraum mit dem entsprechenden physischen Raum aus den Stammdaten
Tragen Sie die buchbare Kapazität ein (kann von der physischen Kapazität abweichen)
Legen Sie die Ressourcen des Raums fest (z.B. Beamer, Whiteboard, Videokonferenz, Flipchart)
Definieren Sie, ob der Raum genehmigungspflichtig ist
Falls genehmigungspflichtig: Hinterlegen Sie die Raumverantwortlichen (eTASK-Benutzer mit E-Mail-Adresse)
Laden Sie optional Bilder des Raumes hoch zur besseren Visualisierung
Setzen Sie den Haken bei "Raum buchbar" damit er in der Buchungansicht angezeigt wird
Ergebnis: Ihre Besprechungsräume sind für die Buchung freigegeben und vollständig konfiguriert.
Schritt 4: Benutzer und Berechtigungen konfigurieren
Definieren Sie, welche Benutzer Räume buchen, verwalten und genehmigen dürfen:
Navigieren Sie zu "Systemsteuerung" > "Portal-Optionen" > "Rechteverwaltung" > "Gruppen und Rechte"
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter als eTASK-Benutzer angelegt sind
Prüfen Sie, dass jeder Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt hat
Erstellen Sie Benutzergruppen für verschiedene Rollen:
"Raumbuchung - Bucher" (dürfen Räume buchen)
"Raumbuchung - Verwalter" (dürfen alle Buchungen einsehen und bearbeiten)
Weisen Sie die Benutzer den jeweiligen Gruppen zu.
Raumverantwortliche (Genehmiger) werden am jeweiligen Besprechungsraum definiert
Testen Sie die Berechtigungen durch Anmeldung mit verschiedenen Testbenutzern
Wichtig: Benutzer ohne entsprechende Berechtigungen können das Modul Raumreservierung nicht nutzen.
Ergebnis: Berechtigungsstruktur ist eingerichtet und Benutzer können ihren Rollen entsprechend agieren.
Schritt 5: Buchungsparameter und Regeln festlegen
Passen Sie die Raumbuchung an die Anforderungen Ihres Unternehmens an:
Navigieren Sie zur Systemkonfiguration
Suchen Sie nach Parametern mit dem Präfix "RE" (Raumreservierung)
Konfigurieren Sie folgende wichtige Parameter:
Maximale Buchungsdauer: Wie lange darf ein Raum am Stück gebucht werden?
Kurzfristigkeit: Bis wie kurz vor Beginn sind Buchungen möglich?
Arbeitszeiten: In welchem Zeitraum können Räume regulär gebucht werden?
Automatische Stornierung: Sollen nicht bestätigte Buchungen automatisch storniert werden?
Speichern Sie die Konfiguration
Dokumentieren Sie die festgelegten Regeln für die Kommunikation an Mitarbeiter
Tipp: Starten Sie mit moderaten Einstellungen und passen Sie diese basierend auf den Erfahrungen im Betrieb an.
Ergebnis: Die Raumbuchung arbeitet nach Ihren Unternehmensregeln und Richtlinien.
Schritt 6: Benachrichtigungen und E-Mail-Vorlagen einrichten
Konfigurieren Sie automatische Benachrichtigungen für Buchungsvorgänge:
Prüfen Sie in der Systemkonfiguration, ob der E-Mail-Versand korrekt eingerichtet ist
Testen Sie den E-Mail-Versand mit einer Testmail
Navigieren Sie zur Konfiguration der E-Mail-Vorlagen für Raumbuchungen
Passen Sie die Vorlagen für folgende Szenarien an:
Buchungsbestätigung an den Bucher
Benachrichtigung bei Genehmigungsanfrage
Genehmigung einer Buchung
Ablehnung einer Buchung
Stornierung einer Buchung
Erinnerung an bevorstehende Buchung
Catering-Bestellung an Catering-Service
Verwenden Sie Platzhalter für dynamische Inhalte (Raumname, Datum, Uhrzeit, Bucher)
Definieren Sie, welche Benutzergruppen welche Benachrichtigungen erhalten
Aktivieren Sie die automatischen Benachrichtigungen
Führen Sie einen Test durch, indem Sie eine Testbuchung anlegen
Wichtig: Ohne funktionierenden E-Mail-Versand erhalten Benutzer keine Benachrichtigungen über Buchungen.
Ergebnis: Automatische E-Mail-Benachrichtigungen informieren alle Beteiligten über Buchungsvorgänge.
Schritt 7: Erste Testbuchung über das FM-Portal durchführen
Jetzt ist alles vorbereitet für die erste Raumbuchung:
Buchung über den Buchungsassistenten:
Melden Sie sich am FM-Portal an
Navigieren Sie zu MyFM > Service bestellen
Wählen Sie "Besprechungsraum Schnellbuchung" oder "Besprechungsraum Buchungsassistent"
Wählen Sie das gewünschte Datum für die Buchung
Geben Sie die Start- und Endzeit der Buchung ein
Optional: Geben Sie die benötigte Personenanzahl an
Optional: Filtern Sie nach Standort, Gebäude oder Ressourcen
Klicken Sie auf "Verfügbare Räume suchen"
Das System zeigt alle verfügbaren Räume an, die den Kriterien entsprechen
Wählen Sie einen passenden Raum aus der Liste
Geben Sie einen Buchungstitel/Betreff ein (z.B. "Team-Meeting Marketing")
Fügen Sie optional eine Beschreibung oder Agenda hinzu
Wählen Sie optional Ressourcen hinzu (z.B. Beamer)
Wählen Sie optional Catering hinzu und geben Sie die Personenanzahl an
Wenn der Raum genehmigungspflichtig ist, fügen Sie eine Begründung hinzu
Klicken Sie auf "Buchung erstellen" oder "Buchungsanfrage senden"
Sie erhalten eine Bestätigung und eine E-Mail-Benachrichtigung
Ergebnis: Ihre erste Raumbuchung wurde erfolgreich durchgeführt und ist im System erfasst.
Schritt 8: Anwender schulen und Dokumentation bereitstellen
Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Nutzung der Raumbuchung vor:
Erstellen Sie eine kurze Anleitung zur Raumbuchung für Endanwender (1-2 Seiten)
Dokumentieren Sie die wichtigsten Funktionen:
Wo finde ich die Raumbuchung?
Wie buche ich einen Raum?
Wie storniere ich eine Buchung?
Wie buche ich Ressourcen und Catering?
An wen wende ich mich bei Problemen?
Führen Sie eine Schulung oder ein Webinar für die ersten Anwender durch
Benennen Sie Key-User oder Power-User in verschiedenen Abteilungen als Ansprechpartner
Sammeln Sie Feedback in den ersten Wochen und optimieren Sie Konfiguration und Dokumentation
Erweitern Sie schrittweise die Anzahl der buchbaren Räume basierend auf der Nutzung
Kommunizieren Sie die Buchungsregeln (Vorlaufzeiten, maximale Dauer, etc.) an alle Mitarbeiter
Richten Sie einen Support-Kanal ein (E-Mail, Telefon) für Rückfragen
Planen Sie regelmäßige Reviews zur Prozessoptimierung
Tipp: Starten Sie mit einer Pilotgruppe und weiten Sie die Nutzung nach erfolgreicher Testphase aus.
Ergebnis: Ihre Mitarbeiter sind geschult und können die Raumbuchung eigenständig nutzen.
Nächste Schritte nach der Inbetriebnahme
Nach erfolgreicher Einrichtung können Sie:
Weitere Räume, Standorte und Ressourcen anlegen
Auswertungen zur Raumauslastung erstellen und analysieren
InfoDisplays für Raumeingänge installieren (Raumbeschilderung mit Echtzeitstatus)
Schnellbuchungs-Funktion für häufig genutzte Räume aktivieren
Mobile Nutzung über responsive Browser-Oberfläche ermöglichen
Schnittstellen zu anderen Systemen konfigurieren
Regelmäßige Wartung und Optimierung der Konfiguration durchführen
Vergleich zur Variante mit Exchange
Diese Anleitung beschreibt die Raumbuchung ohne Microsoft Exchange. Die Unterschiede zur Exchange-Variante:
Ohne Exchange:
Buchung erfolgt ausschließlich über das eTASK FM-Portal
Keine Integration mit Microsoft Outlook
Keine automatische Kalendersynchronisation
Einfachere technische Einrichtung
Geringerer Administrationsaufwand
Unabhängig von Microsoft-Infrastruktur
Mit Exchange:
Buchung direkt aus Microsoft Outlook heraus
Automatische Synchronisation mit Outlook-Kalendern
Outlook-Add-In für komfortable Bedienung
Bidirektionale Buchungsinformationen
Höherer Einrichtungsaufwand
Erfordert Exchange Server
Die Entscheidung hängt von Ihrer IT-Infrastruktur und den Anforderungen Ihrer Organisation ab.
Problembehandlung
Falls Probleme auftreten, prüfen Sie:
Modul nicht sichtbar: Lizenzaktivierung und Benutzerberechtigungen prüfen
Räume nicht buchbar: Status des Besprechungsraums auf "Aktiv" prüfen
Keine Benachrichtigungen: E-Mail-Versand-Konfiguration und E-Mail-Adressen der Benutzer prüfen
Genehmigung funktioniert nicht: E-Mail-Adresse des Genehmigers und Berechtigungen prüfen
Ressourcen nicht verfügbar: Aktivierung der Ressourcen und Verknüpfung zu Räumen kontrollieren
Weiterführende Dokumentation
📄 Konfigurationsparameter von eTASK.Raumreservierung IC1514
📄 Erweiterungen von eTASK.Raumreservierung IC1693
📄 Raumbuchung stornieren IC1292
📄 Raumbuchung verschieben IC1293
Support
Bei weiteren Fragen oder Problemen wenden Sie sich an:
Den eTASK Support Ihrer Organisation
Die eTASK Hotline
Das eTASK Support-Center mit weiteren Hilfeartikeln