Raumbuchung: Häufig gestellte Fragen (FAQ)
IC-Nummer: [Wird vom Support-Center vergeben] Kategorie: eTASK.SmartReservation - FAQ Letzte Aktualisierung: 31. März 2026
Allgemeine Fragen
Was ist eTASK.SmartReservation?
eTASK.SmartReservation ist das Modul zur professionellen Verwaltung und Buchung von Räumen und Ressourcen in eTASK. Es ermöglicht die zentrale Planung von Besprechungen, Veranstaltungen und die Verwaltung buchbarer Ressourcen wie Fahrzeuge oder Equipment.
Weitere Informationen: [LINK: Was leistet eTASK Raumbuchung]
Welche Voraussetzungen gibt es für die Nutzung?
Für die Nutzung der Raumbuchung benötigen Sie:
Eine eTASK-Installation mit aktivierter Lizenz für eTASK.SmartReservierung
Angelegte Stammdaten (Standorte, Gebäude, Etagen, Räume)
Konfigurierte Besprechungsräume im Modul Raumreservierung
Entsprechende Benutzerrechte für die Raumbuchung
Optional: Microsoft Exchange für Outlook-Integration
Kann ich Räume auch ohne Outlook buchen?
Ja, die Raumbuchung funktioniert vollständig über das eTASK FM-Portal auch ohne Microsoft Outlook oder Exchange. Die Outlook-Integration ist eine optionale Erweiterung für mehr Komfort.
Siehe auch: [LINK: SmartReservation 9-Schritte-Anleitung ohne Exchange]
Was ist der Unterschied zwischen einem Raum und einem Besprechungsraum?
Ein Raum ist ein physischer Raum in den Stammdaten (Flächenmanagement), der Teil der Gebäudestruktur ist. Ein Besprechungsraum ist eine Buchungskonfiguration im Modul Raumreservierung, die auf einen physischen Raum verweist und ihn für die Buchung freigibt. Nur Besprechungsräume können gebucht werden.
Fragen zur Buchung
Wie buche ich einen Raum?
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
Im FM-Portal:
Modul MyFM > Service bestellen öffnen
"Besprechungsraum Schnellbuchung" oder "Besprechungsraum Buchungsassistent" wählen
Datum, Zeit und gewünschte Kriterien eingeben
Verfügbare Räume suchen
Raum auswählen und Buchung abschließen
Mit Outlook (bei Exchange-Anbindung):
Termin in Outlook erstellen
eTASK-Add-In öffnen
Raum suchen und auswählen
Termin speichern
Siehe auch: [LINK: SmartReservation 9-Schritte-Anleitung mit Exchange]
Wie weit im Voraus kann ich Räume buchen?
In eTASK gibt es grundsätzlich keine zeitliche Begrenzung für die Vorlaufzeit von Raumbuchungen. Bei Verwendung der Exchange-Integration wird die maximale Vorlaufzeit durch Microsoft Exchange festgelegt.
Kann ich einen Raum für mehrere Tage am Stück buchen?
Ja, bei der Buchung können Sie Start- und Enddatum unabhängig voneinander festlegen. Die maximale Buchungsdauer wird in der Konfiguration festgelegt. Für längere Zeiträume können Sie auch wiederkehrende Buchungen (Serienbuchungen) verwenden.
Hinweis: Serienbuchungen werden über Outlook nicht unterstützt. Diese müssen im FM-Portal mit dem Besprechungsraum Buchungsassistenten durchgeführt werden.
Was sind Serienbuchungen und wie funktionieren sie?
Serienbuchungen sind wiederkehrende Buchungen nach einem festgelegten Muster (täglich, wöchentlich, monatlich). Bei der Erstellung einer Serienbuchung wird intern für jeden Termin eine separate Buchung angelegt. Dadurch können einzelne Termine der Serie unabhängig voneinander bearbeitet oder storniert werden.
Siehe auch: [LINK: Serienbuchungen in eTASK.Outlook-Raumbuchung]
Werden Feiertage bei Serienbuchungen berücksichtigt?
Ja, eTASK kann bundeslandspezifische Feiertage bei Serienbuchungen berücksichtigen. Die Termine an Feiertagen werden dann automatisch ausgelassen oder müssen separat storniert werden, je nach Konfiguration.
Kann ich mehrere Räume gleichzeitig buchen?
Die gleichzeitige Buchung mehrerer Räume in einem Vorgang ist standardmäßig nicht vorgesehen. Sie müssen für jeden Raum eine separate Buchung erstellen. Bei größeren Veranstaltungen können Sie aber denselben Buchungstitel verwenden, um die Zusammengehörigkeit zu kennzeichnen.
Wie kann ich Ressourcen (Beamer, Flipchart, etc.) mitbuchen?
Bei der Raumbuchung werden Ressourcen über Suchfilter berücksichtigt:
Im Buchungsassistenten können Sie über Checkboxen Ressourcen-Filter setzen (z.B. Beamer, Flipchart)
Es werden nur Räume angezeigt, in denen diese Ressourcen vorhanden sind oder dorthin geliefert werden können
Die ausgewählten Ressourcen werden mit der Raumbuchung automatisch reserviert
Die Verfügbarkeit der Ressourcen wird bei der Raumsuche berücksichtigt
Wie funktioniert die Catering-Bestellung?
Bei der Catering-Bestellung wird zwischen zwei Arten unterschieden:
Standard-Catering: Hier wird ein Catering durch den Raum vorgegeben (konfigurierbar). Die Bestellung erfolgt automatisch anhand der Anzahl der Teilnehmer.
Beispiel: Als Standard-Catering ist "Kaffee" hinterlegt. Bei einer Buchung mit 10 Teilnehmern wird automatisch eine Catering-Bestellung von 10x Kaffee ausgelöst.
Individuelles Catering: Der Buchende kann die Mengen des Caterings selbst festlegen:
Am Raum werden Catering-Elemente definiert
Bei Cateringtypen (z.B. Kaffee, Kuchen) wird der Typ ausgewählt und die Anzahl ergibt sich aus der Teilnehmerzahl
Bei Cateringelementen kann die Anzahl der Elemente frei definiert werden
In beiden Fällen erhält der verantwortliche Catering-Service automatisch eine Benachrichtigung über die Bestellung.
Fragen zu Änderungen und Stornierung
Wie kann ich eine Buchung ändern?
Im FM-Portal:
Navigieren Sie zu "Infrastrukturelles Gebäudemanagement" > "Raumreservierung" > "Buchungsübersicht" (Alternativ: Öffnen Sie den Termin über die Serviceliste)
Suchen Sie Ihre Buchung
Klicken Sie auf "Buchung bearbeiten"
Nehmen Sie die Änderungen vor
Speichern Sie die Buchung
In Outlook (bei Exchange-Anbindung):
Öffnen Sie den Termin in Outlook
Ändern Sie die Details
Speichern Sie den Termin
Die Änderung wird automatisch synchronisiert
Siehe auch: [LINK: Raumbuchung verschieben]
Wie storniere ich eine Buchung?
Im FM-Portal:
Navigieren Sie zu "Infrastrukturelles Gebäudemanagement" > "Raumreservierung" > "Buchungsübersicht" (Alternativ: Öffnen Sie den Termin über die Serviceliste)
Klicken Sie auf "Buchung stornieren"
Bestätigen Sie die Stornierung
Alle Beteiligten werden benachrichtigt
In Outlook (bei Exchange-Anbindung):
Löschen Sie den Termin in Outlook
Die Buchung wird automatisch storniert
Die Stornierung wird mit eTASK synchronisiert
Siehe auch: [LINK: Raumbuchung stornieren]
Was passiert, wenn ich eine Serienbuchung storniere?
Serienbuchungen werden als einzelne Termine angelegt. Jeder Termin der Serie ist eine eigenständige Buchung und muss einzeln gelöscht werden. Es gibt keine Funktion zum gleichzeitigen Löschen aller Termine einer Serie.
Kann ich eine Buchung auf einen anderen Raum verschieben?
Eine direkte Verschiebung auf einen anderen Raum ist nicht möglich. Sie müssen:
Die bestehende Buchung stornieren
Eine neue Buchung für den gewünschten Raum erstellen
Fragen zu Berechtigungen und Genehmigungen
Warum kann ich das Modul Raumreservierung nicht sehen?
Mögliche Ursachen:
Die Lizenz für eTASK.SmartReservierung ist nicht aktiviert
Sie haben keine Berechtigung für das Modul
Das Modul ist für Ihre Benutzergruppe nicht freigeschaltet
Wenden Sie sich an Ihren eTASK-Administrator zur Klärung der Berechtigungen.
Was bedeutet "genehmigungspflichtiger Raum"?
Bestimmte Räume (z.B. große Konferenzräume, VIP-Räume) können als genehmigungspflichtig konfiguriert werden. Bei diesen Räumen:
Eine Buchung wird zunächst als "Angefragt" angelegt
Ein definierter Genehmiger erhält eine Benachrichtigung
Der Genehmiger kann die Buchung genehmigen oder ablehnen
Sie erhalten eine Benachrichtigung über die Entscheidung
Erst nach Genehmigung ist der Raum definitiv gebucht
Siehe auch: [LINK: Genehmigungspflichtige Räume (OAI)]
Wer kann meine Buchungen sehen?
Sie selbst sehen alle Ihre eigenen Buchungen
Administratoren und Raumverwalter sehen alle Buchungen
Andere Benutzer sehen nur, ob ein Raum belegt ist, aber nicht unbedingt alle Details
Die genaue Sichtbarkeit hängt von den Berechtigungseinstellungen ab
Kann ich im Namen einer anderen Person buchen?
Standardmäßig buchen Sie immer für sich selbst. Das Buchen im Namen anderer Personen hängt von den Berechtigungen ab und ist meist Administratoren vorbehalten. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator über spezielle Anforderungen.
Fragen zur Outlook-Integration
Wie installiere ich das Outlook-Add-In?
Das Outlook-Add-In kann auf verschiedene Wege installiert werden:
Zentral durch den Administrator über Exchange Admin Center
Über Microsoft 365 Admin Center (zentrale Bereitstellung)
Manuell durch den Benutzer (falls erlaubt)
Die detaillierte Anleitung finden Sie hier: [LINK: Outlook-Add-In von eTASK.Outlook-Raumbuchung installieren]
Das Add-In wird in Outlook nicht angezeigt. Was kann ich tun?
Prüfen Sie folgende Punkte:
Ist das Add-In für Sie bereitgestellt/installiert?
Sind Sie in einem Termin (das Add-In erscheint nur bei Terminen)?
Haben Sie Office-Add-Ins in Outlook generell aktiviert?
Haben Sie die Exchange-Anbindung korrekt konfiguriert?
Neustart von Outlook durchgeführt?
Falls nichts hilft, wenden Sie sich an Ihren IT-Support.
Kann ich Räume auch direkt als Teilnehmer in Outlook einladen?
Ja, wenn die Raumpostfächer in Exchange korrekt eingerichtet sind, können Sie die Räume auch direkt als Ressource zum Termin hinzufügen. Allerdings bietet das eTASK-Add-In erweiterte Funktionen wie Raumsuche nach Kriterien, Ressourcenbuchung und Catering, die bei der direkten Einladung nicht verfügbar sind.
Werden Buchungen zwischen Outlook und eTASK synchronisiert?
Ja, bei aktivierter Exchange-Anbindung werden Buchungen bidirektional synchronisiert:
Buchungen im eTASK-Portal erscheinen in Outlook-Kalendern
Buchungen über Outlook erscheinen in eTASK
Änderungen und Stornierungen werden in beide Richtungen übertragen
Was ist der Unterschied zwischen manueller und automatischer Raumsuche?
Manuelle Raumsuche:
Sie geben zuerst alle Kriterien ein (Datum, Zeit, Ausstattung)
Dann wird nach verfügbaren Räumen gesucht
Sie wählen aus der Ergebnisliste
Automatische Raumsuche:
Sie sehen alle Räume sofort
Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit angezeigt
Sie können spontan durch Räume browsen
Siehe auch: [LINK: Raumsuchemodi in eTASK.Outlook-Raumbuchung]
Technische Fragen
Kann ich Raumbuchungen exportieren oder ausdrucken?
Ja, im Modul Raumreservierung können Sie Listen von Buchungen anzeigen und über die Standard-Exportfunktionen von eTASK exportieren (z.B. nach Excel). Auch der Druck von Buchungslisten ist möglich.
Werden gelöschte Buchungen archiviert?
Stornierte oder gelöschte Buchungen werden in der Regel im System archiviert und können über die Buchungshistorie nachvollzogen werden. Die genaue Aufbewahrungsdauer hängt von der Systemkonfiguration ab.
Kann ich Statistiken zur Raumauslastung erstellen?
Ja, eTASK bietet Auswertungsmöglichkeiten zur Raumauslastung. Im Modul können Sie:
Buchungshistorien filtern und auswerten
Auslastungsstatistiken pro Raum ansehen
Berichte über Buchungshäufigkeiten erstellen
Daten für externe Auswertungen exportieren
Was sind InfoDisplays und wie funktionieren sie?
InfoDisplays sind Bildschirme an Raumeingängen, die den aktuellen Status des Raums anzeigen:
Ist der Raum aktuell frei oder belegt?
Wann ist die nächste Buchung?
Spontanbuchung direkt am Display möglich
InfoDisplays sind eine optionale Erweiterung von eTASK.SmartReservation.
Siehe auch: [LINK: Erweiterungen von eTASK.Raumreservierung]
Unterstützt die Raumbuchung mobile Geräte?
Die Raumbuchung über das FM-Portal ist über den Browser auf mobilen Geräten nutzbar. Die Oberfläche passt sich responsiv an verschiedene Bildschirmgrößen an. Das Outlook-Add-In ist auch in Outlook Mobile verfügbar, je nach Exchange-Konfiguration.
Kann ich externe Teilnehmer zu einer Raumbuchung einladen?
Im eTASK FM-Portal selbst ist die Teilnehmerverwaltung begrenzt. Wenn Sie die Outlook-Integration nutzen, können Sie wie gewohnt Teilnehmer (intern und extern) über Outlook einladen. Die Raumbuchung wird dann mit dem Outlook-Termin verknüpft.
Fragen zur Konfiguration
Wie ändere ich die Buchungsregeln (Vorlaufzeiten, maximale Dauer)?
Diese Parameter werden in der Systemkonfiguration festgelegt und können nur von Administratoren geändert werden. Die relevanten Parameter haben das Präfix "RE" (für Raumreservierung).
Siehe auch: [LINK: Konfigurationsparameter von eTASK.Raumreservierung]
Kann ich verschiedene Buchungsregeln für verschiedene Räume haben?
Die meisten Buchungsregeln gelten global für alle Räume. Einige Einstellungen können aber pro Besprechungsraum individuell konfiguriert werden:
Genehmigungspflicht
Verfügbare Ressourcen
Verfügbare Catering-Optionen
Sichtbarkeit und Buchbarkeit
Wie füge ich einen neuen Raum zur Buchung hinzu?
Legen Sie den Raum zunächst in den Stammdaten an (Portfolio (BIM) > Liegenschaftskataster > Räume)
Wechseln Sie ins Modul Raumreservierung
Erstellen Sie einen neuen Besprechungsraum
Verknüpfen Sie ihn mit dem physischen Raum
Konfigurieren Sie Ausstattung und Eigenschaften
Aktivieren Sie den Besprechungsraum
Siehe auch: [LINK: SmartReservation 9-Schritte-Anleitung ohne Exchange]
Wie richte ich Catering für einen Raum ein?
Legen Sie zunächst Catering-Typen im Modul an
Definieren Sie die Ansprechpartner für Catering
Ordnen Sie in den Besprechungsraum-Einstellungen zu, welche Catering-Typen verfügbar sind
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen der Catering-Ansprechpartner korrekt sind
Testen Sie die Funktion mit einer Testbuchung
Problembehandlung
Ein Raum wird nicht in der Suche angezeigt. Was kann ich tun?
Prüfen Sie:
Ist der Besprechungsraum als "Aktiv" markiert?
Ist der Raum für den gewählten Zeitraum verfügbar?
Erfüllt der Raum die Suchkriterien (Kapazität, Ausstattung)?
Haben Sie die Berechtigung, diesen Raum zu sehen?
Ist der Raum für Ihren Standort/Ihre Organisationseinheit freigegeben?
Ich erhalte keine E-Mail-Benachrichtigungen. Warum?
Mögliche Ursachen:
Der E-Mail-Versand in eTASK ist nicht korrekt konfiguriert
Ihre E-Mail-Adresse im Benutzerprofil ist nicht hinterlegt oder falsch
Die Benachrichtigungen sind für Sie deaktiviert
Die E-Mails landen im Spam-Ordner
E-Mail-Vorlagen sind nicht korrekt konfiguriert
Wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Eine Buchung ist "doppelt" vorhanden (in eTASK und Outlook). Ist das normal?
Bei Exchange-Integration sollte eine Buchung nur einmal vorhanden sein und zwischen eTASK und Outlook synchronisiert werden. Wenn Duplikate auftreten:
Prüfen Sie die Exchange-Synchronisationseinstellungen
Vermeiden Sie manuelle Buchungen direkt über das Exchange-Raumpostfach
Nutzen Sie konsequent entweder das FM-Portal oder das Outlook-Add-In
Der Genehmigungsprozess funktioniert nicht. Was kann ich tun?
Prüfen Sie:
Ist der Raum als "Genehmigungspflichtig" markiert?
Ist ein Raumverantwortlicher hinterlegt?
Hat der Raumverantwortliche eine gültige E-Mail-Adresse?
Hat der Raumverantwortliche die Berechtigung zur Genehmigung?
Wurde die Genehmigungsanfrage versendet (E-Mail-Versand prüfen)?
Ich kann eine Buchung nicht stornieren. Warum?
Mögliche Gründe:
Die Buchung liegt in der Vergangenheit (je nach Konfiguration nicht mehr änderbar)
Sie haben nicht die Berechtigung zur Stornierung fremder Buchungen
Die Buchung ist bereits storniert
Die Buchung ist Teil einer Serie und muss über die Serie verwaltet werden
Weiterführende Informationen
[LINK: Was leistet eTASK Raumbuchung]
[LINK: SmartReservation 9-Schritte-Anleitung mit Exchange]
[LINK: SmartReservation 9-Schritte-Anleitung ohne Exchange]
[LINK: Administrationshilfe Raumreservierung]
[LINK: Administrationshilfe Outlook Raumbuchung]
[LINK: Konfigurationsparameter von eTASK.Raumreservierung]
[LINK: Erweiterungen von eTASK.Raumreservierung]
Weitere Hilfe
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