SmartReservation: 9-Schritte-Anleitung zur Inbetriebnahme mit Exchange

Ziel dieser Anleitung

Diese Anleitung führt Sie in 9 Schritten von der ersten Anmeldung am eTASK FM-Portal bis zur erfolgreichen Durchführung Ihrer ersten Raumbuchung mit Microsoft Outlook-Integration. Am Ende können Sie und Ihre Mitarbeiter Räume komfortabel direkt aus Outlook buchen.

Voraussetzungen

Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass:

Sie Zugang zu einer eTASK-Installation haben (vor Ort oder gehostet)
Die Lizenz für eTASK.SmartReservierung erworben und aktiviert ist
Sie über einen Microsoft Exchange Server verfügen
Sie Administratorrechte im eTASK FM-Portal haben
Sie Zugriff auf die Exchange-Serveradministration oder einen entsprechenden Ansprechpartner haben

Schritt 1: Am FM-Portal anmelden und Modul prüfen

Öffnen Sie Ihren Webbrowser und navigieren Sie zur URL Ihrer eTASK-Installation
Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
Wechseln Sie in das Modul "Raumreservierung" über das Hauptmenü
Prüfen Sie, ob das Modul geladen wird und keine Fehlermeldung angezeigt wird
Falls das Modul nicht verfügbar ist, prüfen Sie die Lizenzaktivierung in der Systemkonfiguration

Ergebnis: Sie haben Zugriff auf das Modul Raumreservierung und können mit der Konfiguration beginnen.

Schritt 2: Stammdaten der Gebäudestruktur anlegen

Für die Raumbuchung müssen zunächst die physischen Strukturen in eTASK angelegt werden:

Navigieren Sie zu "Portfolio (BIM)" > "Liegenschaftskataster" > "Standorte"
Legen Sie alle relevanten Standorte an (z.B. "Hauptsitz München", "Zweigstelle Hamburg")
Erstellen Sie ein Gebäude und ordnen Sie es dem zuvor erstellten Standort zu
Legen Sie unter "Etagen" alle Stockwerke der Gebäude an
Navigieren Sie zu "Räume" und erfassen Sie alle buchbaren Räume

Tipp: Beginnen Sie mit einem Gebäude und wenigen Räumen, um den Prozess zu testen. Weitere Räume können später ergänzt werden.

Ergebnis: Die Grundstruktur Ihrer Immobilien ist in eTASK abgebildet und Räume sind angelegt.

Schritt 3: Besprechungsräume für die Buchung konfigurieren

Jetzt werden die angelegten Räume für die Buchung vorbereitet:

Wechseln Sie ins Modul "Raumreservierung"
Navigieren Sie zu "Besprechungsräume"
Erstellen Sie einen Besprechungsraum und verknüpfen Sie ihn mit dem physischen Raum aus den Stammdaten
Legen Sie für den Besprechungsraum die Ressourcen fest (z.B. Beamer, Whiteboard, Videokonferenz)
Definieren Sie, ob der Raum genehmigungspflichtig ist und hinterlegen Sie den Raumverantwortlichen
Hinterlegen Sie optional Bilder des Raums zur besseren Übersicht
Konfigurieren Sie Bestuhlungsvarianten falls verschiedene Bestuhlung möglich sind
Aktivieren Sie den Besprechungsraum für die Buchung

Ergebnis: Ihre Besprechungsräume sind buchbar und mit allen relevanten Informationen versehen.

Schritt 4: Ressourcen und Catering konfigurieren

Zusätzlich zu Räumen können weitere Ressourcen und Catering-Optionen eingerichtet werden:

Ressourcen einrichten:

Navigieren Sie zu "Ressourcen" > "Ressourcentypen" im Modul Raumreservierung
Legen Sie Typen an wie "Mobile Präsentationstechnik", "Fahrzeuge", "Equipment"
Wechseln Sie zu "Buchbare Ressourcen"
Erfassen Sie einzelne Ressourcen und ordnen Sie diese den Typen zu (z.B. "Beamer tragbar 1", "Firmenwagen")
Definieren Sie, welche Ressourcen automatisch mit Räumen gebucht werden sollen

Weitere Informationen: [LINK: Ressourcen in eTASK.Raumreservierung]

Catering einrichten:

Navigieren Sie zu "Catering" im Modul Raumreservierung
Legen Sie Catering-Typen an (z.B. "Kaffee & Kuchen", "Mittagessen", "Getränke")
Hinterlegen Sie die verantwortlichen Ansprechpartner für Catering-Bestellungen
Konfigurieren Sie, welche Catering-Typen bei welchen Räumen verfügbar sind

Ergebnis: Ressourcen und Catering-Services können bei Raumbuchungen mitgebucht werden.

Schritt 5: Exchange-Raumpostfächer einrichten

Für die Outlook-Integration benötigt jeder buchbare Raum ein Exchange-Raumpostfach:

Melden Sie sich an der Exchange-Administration an (Exchange Admin Center oder PowerShell)

Erstellen Sie für jeden Besprechungsraum ein Raumpostfach (Room Mailbox)

New-Mailbox -Room -Name "Besprechungsraum-1-OG" -DisplayName "Besprechungsraum 1.OG Links"

Benennen Sie die Raumpostfächer eindeutig (z.B. "Besprechungsraum-1-OG-Links")
Konfigurieren Sie die Raumpostfächer so, dass Buchungsanfragen automatisch verarbeitet werden
```
Set-CalendarProcessing -Identity "Besprechungsraum-1-OG" -AutomateProcessing AutoAccept
```

Erstellen Sie eine Raumliste (Room List) und fügen Sie die Raumpostfächer hinzu (erforderlich):

New-DistributionGroup -Name "Raumliste" -RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identity "Raumliste" -Member "Besprechungsraum-1-OG"

Wichtig: Räume müssen einer Raumliste zugewiesen werden. Die Raumliste wird später in eTASK verwendet, um die verfügbaren Räume anzuzeigen.

Tipp: Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention für Raumpostfächer, die den realen Raumnamen widerspiegelt.

Ergebnis: Exchange-Raumpostfächer sind erstellt und einer Raumliste zugeordnet.

Schritt 6: Exchange-Verbindung in eTASK einrichten

Die Exchange-Anbindung ermöglicht die Synchronisation zwischen eTASK und Outlook:

Aktivieren Sie die Exchange-Buchung in der Systemkonfiguration: Setzen Sie den Parameter "ACTIVATEEXCHANGEBOOKING" auf 1
Navigieren Sie in der Systemkonfiguration zum Parameter "EXCHANGEWEBSERVICEURL"
Tragen Sie die Exchange-Server-URL ein (z.B. https://exchange.ihrefirma.de/EWS/Exchange.asmx)
Wechseln Sie zum Besprechungsraum und hinterlegen Sie dort die Exchange-Anmeldedaten
Aktivieren Sie am Besprechungsraum den Haken bei "Buchung in Exchange Server aktiviert"
Wählen Sie die zuvor erstellte Raumliste aus - alle Räume der Raumliste werden dann angezeigt
Wählen Sie das entsprechende Raumpostfach für diesen Besprechungsraum aus

Wichtig: Die Exchange-Anbindung erfordert spezifische Berechtigungen im Exchange Server. Das Servicekonto benötigt die Berechtigung "ApplicationImpersonation" in Exchange. Ziehen Sie Ihren IT-Administrator hinzu.

Ergebnis: eTASK kann mit dem Exchange Server kommunizieren und Raumbuchungen werden synchronisiert.

Schritt 7: Outlook-Add-In bereitstellen

Das eTASK Outlook-Add-In ermöglicht komfortable Raumbuchung direkt aus Outlook:

Laden Sie die Manifestdatei des eTASK Outlook-Add-Ins von Ihrer eTASK-Installation herunter
Öffnen Sie das Exchange Admin Center und navigieren Sie zu "Add-Ins"
Wählen Sie "Add-In hinzufügen" und laden Sie die Manifestdatei hoch
Alternativ: Nutzen Sie die zentrale Bereitstellung über Microsoft 365 Admin Center
Konfigurieren Sie, für welche Benutzergruppen das Add-In verfügbar sein soll
Aktivieren Sie das Add-In für alle relevanten Benutzer
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Verfügbarkeit des Add-Ins
Stellen Sie eine kurze Anleitung zur Verwendung bereit

Hinweis: Die Installation kann je nach Organisation auch durch die Benutzer selbst erfolgen, falls die zentrale Bereitstellung nicht möglich ist.

Detaillierte Anleitung: [LINK: Outlook-Add-In von eTASK.Outlook-Raumbuchung installieren]

Ergebnis: Das eTASK Outlook-Add-In ist verfügbar und Benutzer können es in Outlook nutzen.

Schritt 8: Berechtigungen und Benutzerrollen konfigurieren

Definieren Sie, welche Benutzer Räume buchen und verwalten dürfen:

Navigieren Sie in eTASK zu "Administration" > "Benutzer und Berechtigungen"
Erstellen Sie Benutzergruppen für verschiedene Rollen (z.B. "Raumbucher", "Raumverwalter", "Raumverantwortliche")
Weisen Sie der Gruppe "Raumbucher" das Recht zu, Buchungen anzulegen und eigene Buchungen zu verwalten
Weisen Sie der Gruppe "Raumverwalter" erweiterte Rechte zu (alle Buchungen einsehen, stornieren)
Raumverantwortliche (Genehmiger) werden am jeweiligen Besprechungsraum definiert
Ordnen Sie die eTASK-Benutzer den entsprechenden Gruppen zu
Stellen Sie sicher, dass die eTASK-Benutzerkonten mit den Exchange-Postfächern übereinstimmen
Testen Sie die Berechtigungen durch Anmeldung mit verschiedenen Testbenutzern

Wichtig: Die E-Mail-Adressen der eTASK-Benutzer müssen mit den Outlook-E-Mail-Adressen übereinstimmen für die korrekte Zuordnung.

Ergebnis: Berechtigungen sind konfiguriert und Benutzer können entsprechend ihrer Rolle agieren.

Schritt 9: Erste Testbuchung durchführen

Jetzt ist alles vorbereitet für die erste Raumbuchung über Outlook:

Öffnen Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Arbeitsplatz
Erstellen Sie einen neuen Termin oder eine neue Besprechungsanfrage
Klicken Sie im Menüband auf das eTASK-Add-In Symbol (erscheint bei Terminen)
Das Add-In öffnet sich seitlich und zeigt verfügbare Räume an
Filtern Sie nach gewünschten Kriterien (Standort, Kapazität, Ausstattung)
Wählen Sie einen verfügbaren Raum aus der Liste aus
Optional: Fügen Sie Ressourcen (z.B. Beamer) und Catering hinzu
Klicken Sie auf "Buchen" - der Raum wird dem Outlook-Termin hinzugefügt
Speichern und versenden Sie die Besprechungsanfrage

Alternativer Test ohne Add-In:

Wechseln Sie ins eTASK FM-Portal
Navigieren Sie zu MyFM > Service bestellen
Wählen Sie "Besprechungsraum Schnellbuchung" oder "Besprechungsraum Buchungsassistent"
Wählen Sie Datum, Uhrzeit und Dauer der Buchung
Suchen Sie nach verfügbaren Räumen
Wählen Sie einen Raum aus und schließen Sie die Buchung ab
Prüfen Sie, ob die Buchung im Outlook-Kalender des Raumpostfachs erscheint

Ergebnis: Ihre erste Raumbuchung ist erfolgreich durchgeführt und zwischen eTASK und Outlook synchronisiert.

Nächste Schritte nach der Inbetriebnahme

Nach erfolgreicher Einrichtung können Sie:

Weitere Räume und Ressourcen anlegen
Konfigurationsparameter für Ihr Unternehmen anpassen
Schulungen für Mitarbeiter zur Nutzung des Systems durchführen
InfoDisplays für Raumeingänge installieren und konfigurieren
Auswertungen und Berichte zur Raumauslastung erstellen
Erweiterte Features wie Schnellbuchung aktivieren

Problembehandlung

Falls Probleme auftreten, prüfen Sie:

Buchung erscheint nicht in Outlook: Exchange-Synchronisation und Servicekonto-Berechtigungen prüfen
Add-In wird nicht angezeigt: Add-In-Installation und Benutzerberechtigungen in Exchange überprüfen
Räume werden nicht gefunden: Zuordnung von Raumpostfächern zu Besprechungsräumen kontrollieren
Genehmigung funktioniert nicht: E-Mail-Adressen der Genehmiger und Berechtigungen prüfen

Weiterführende Dokumentation

[LINK: Was leistet eTASK Raumbuchung]
[LINK: Administrationshilfe Outlook Raumbuchung]
[LINK: eTASK.Outlook-Raumbuchung aktivieren]
[LINK: Outlook-Add-In von eTASK.Outlook-Raumbuchung installieren]
[LINK: eTASK-Exchange-Systemumgebung prüfen]
[LINK: Konfigurationsparameter von eTASK.Raumreservierung]
[LINK: Raumbuchung FAQ]

Support

Bei weiteren Fragen oder Problemen wenden Sie sich an:

Den eTASK Support Ihrer Organisation
Die eTASK Hotline
Das eTASK Support-Center mit weiteren Hilfeartikeln

9-Schritte-Anleitung zur Inbetriebnahme Raumreservierung mit Exchange