IC2441 - Funktion anlegen

Koordinatoren

Koordinatoren sind für eine bestimmte Funktion in einem bestimmten Bereich (z.B. ein Gebäude oder Standort) zuständig. Koordinatoren überwachen, dass alle Funktionen durch genügend Beauftragte abgedeckt sind. Im Bedarfsfall benennen sie neue Beauftragte.

Für eine Funktion können somit auch innerhalb eines Standortes mehrere Koordinatoren zuständig sein, die diese Funktion innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs organisieren. Dafür wird der Zuständigkeitsbereich beim Koordinator festgelegt. Ein Koordinator kann zudem für mehrere Funktionen verantwortlich sein.

Beauftragte

Beauftragte werden durch den Koordinator für eine bestimmte Funktion in einem bestimmten Zuständigkeitsbereich bestellt. Die für die Bestellung notwendigen Bedingungen werden am Beauftragungsformular dokumentiert. Ein Mitarbeiter kann für mehrere Funktionen bestellt sein.

Für die Bestellung eines Beauftragten sind in der Regel definierte Prozessschritte einzuhalten, wie z.B.:

• Ein möglicher Mitarbeiter wird als Beauftragter vorgemerkt

• Die Bestellung wird durch den Betriebsrat bestätigt

• Die unterzeichnete Ernennungsurkunde liegt vor

• Der Mitarbeiter wurde erstgeschult

• Die Voraussetzungen für die Funktion sind erfüllt

Der Mitarbeiter kann als Beauftragter für die Funktion in einer Beauftragten- und, wenn gewünscht, in der Notrufliste veröffentlicht werden

Voraussetzungen:

• Es ist bereits ein Koordinator angelegt.

Vorgehensweise im FM-Portal

1. Öffne die Tabelle Basisdaten - Funktionen und Beauftragte - Funktionen.
2. Klicke in der Arbeitsleiste der Liste auf Neu.... Ein leeres Formular wird geöffnet.

3. Gib im Feld Bezeichnung den Namen der Funktion ein (z.B. "Ersthelfer").

4. Wähle im Feld Schulungskoordinator die Person aus, die allgemein für die Durchführung von Schulungen zu dieser Funktion verantwortlich ist. Gib zusätzlich einen Code für die Funktion ein.

5. Gib, wenn erforderlich, im Abschnitt Schulungsplanung einen Meldeintervall für eine Meldepflicht ein sowie den Intervall, in dem eine erneute Schulung für Beauftragte dieser Funktion stattfinden soll.

   Außerdem kann eine Erinnerung für die nächste Folgeschulung eingestellt werden.

6. Setze einen Haken bei Basis-Funktion, wenn die Funktion für alle Mitarbeitenden relevant ist z.B. bei einer Sicherheitsunterweisung für alle Mitarbeitenden.

   Hinweis: Die explizite Zuordnung von Mitarbeitern zu dieser Funktion weiter unten im Formular wird damit unnötig. Alle Mitarbeitenden des Unternehmens, die in der Personalliste enthalten sind, können in Schulungen eingeladen werden, die eine Basis-Funktion als Inhalt haben. Basis-Funktionen werden nicht auf dem Etagenplan angezeigt.

7. Gib im Abschnitt Details an, ob z.B. eine Meldepflicht besteht oder die Funktion im Etagenplan angezeigt werden soll.

   Hinweis: Um das Feld Funktion überwachen zu verwenden, wird ein kostenpflichtiger Workflow benötigt.

8. Klicke in der Arbeitsleiste auf Speichern.

Die Funktion wurde angelegt. Du kannst nun entweder über den Bereich Koordinierende Personen für diese Funktion Koordinatoren zuordnen, oder dafür das Formular Basisdaten - Funktionen und Beauftragte - Zuordnung Koordinatoren zu Funktionen nutzen.