IC1292 - Raumbuchung stornieren

Je nachdem, ob eTASK.Outlook-Add-In bei dir installiert ist, hast du unterschiedliche Möglichkeiten, eine Raumbuchung zu stornieren.

Möglichkeiten bei eTASK.SmartReservation:

• Nur FM-Portal

Möglichkeiten bei eTASK.SmartReservation mit eTASK.Outlook-Add-In:

• FM-Portal
• Outlook
• Outlook Web Access
• Alle Mobilanwendungen mit Schnittstelle zu Microsoft Exchange

Voraussetzungen:

• Die Stornofrist des Besprechungsraums ist noch nicht angebrochen

Achtung: Wenn du eine Besprechung mit einer Getränkebuchung absagst und die Stornofrist der Getränke nicht eingehalten wird, wird die Besprechung storniert, aber die Getränke werden trotzdem gebucht.

Vorgehensweise im FM-Portal

1. Klicke auf die Registerkarte Service-Liste.
2. Wähle oben rechts die Serviceart Raumbuchung. Die noch nicht abgelaufenen Buchungstermine werden angezeigt.
3. Doppelklicke auf die Besprechung, die du stornieren möchtest.
4. Klicke auf Buchung stornieren und bestätige die Meldung.

Die Buchung wurde storniert. Mindestens der Organisator erhält eine Bestätigung vom FM-Portal und ggf. vom Exchange Server.

Hinweis: Wenn die Buchung über das Outlook-Add-In von eTASK.SmartReservation durchgeführt wurde und du nicht der Organisator der Besprechung bist, erhalten die einzelnen Teilnehmer keine Information über die Änderung.

Vorgehensweise in Outlook und allen Mobilanwendungen

1. Entferne die Besprechung aus deinem Kalender und sende die Absage.

Die Buchung wurde storniert. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail vom FM-Portal und ggf. vom Exchange Server. Auch alle Teilnehmer erhalten eine Absage.

Hinweis: Wenn die Buchung aufgrund deiner Raumkonfiguration nach einer Stornierung in Outlook wieder automatisch inklusive Freigabe angelegt wird, wird die Buchung auch im FM-Portal wieder angelegt. Sollte dieses Verhalten auftreten, handelt es sich nicht um einen Fehler in eTASK.FM-Portal, sondern um eine fehlerhafte Raumkonfiguration in Microsoft Exchange.

Hinweis: Wenn die Raumbuchung über das Outlook-Add-In über ein Sammelpostfach vorgenommen wurde, kann die Stornierung nur durch eine Person vorgenommen werden, die für den entsprechenden Besprechungsraum als Raumverantwortliche hinterlegt ist.