IC1506 - FAQ eTASK.Inventur

Kann ich nachträglich ein Objekt zu einem Raum hinzufügen, ohne den gesamten Raum erneut erfassen zu müssen?

Ja. Beim Verlassen eines Raums in der App, wird dir eine Meldung über nicht gescannte Objekte angezeigt. Setze bei dem entsprechenden Objekt keinen Haken und verlasse den Raum.

Wie kann ich mir die Daten eines inventarisierten Objekts (z. B. Schreibtisch 180 cm von Vitra) einzeln anzeigen lassen, sodass ich nachvollziehen kann, in welchen Räumen diese Art von Schreibtisch aufgenommen wurde?

Verwende die Objektsuche oder suche in Objektliste, Matchcodeliste oder Objekttypliste.

Wann werden die aufgenommenen Objekte im System angezeigt?

Die Objekte stehen sofort nach dem Datenabgleich zwischen App und FM-Portal zur Verfügung. Hattest du die Liste bereits vor dem Abgleich geöffnet, musst du diese einmal mit der entsprechenden Schaltfläche im Fuß der Liste aktualisieren.

Wie verfahre ich, wenn ein Barcode auf einem Objekt im Raum fehlt? Kann ich diesen über das Aufnahmegerät löschen und erneut aufnehmen?

Nein. Wenn ein Barcode auf einem Objekt fehlt, kann dies zwei Gründe haben. Zum einen kann es sein, dass es bisher nicht inventarisiert wurde, zum anderen besteht die Möglichkeit, dass jemand das Etikett entfernt hat, oder es anderweitig verloren gegangen ist. In beiden Fällen ist es am einfachsten, wenn du das Objekt neu erfasst und mit einer neuen Inventarnummer versiehst. Ist das Objekt tatsächlich neu, bist du damit bereits fertig.

Hatte das Objekt vorher bereits eine andere Inventarnummer, wird das zugehörige Objekt durch setzen eines Hakens in der abschließenden Meldung beim Verlassen des Raums aus diesem Raum entfernt. Am Ende der Inventur befinden sich beide Objekte unter demselben Punkt im Objekt-Kataster, während das eine keinen Raumbezug aufweist.

In dem Fall muss bei der Nachbereitung der Inventur entschieden werden, wie mit dem alten und neuen Objekt umgegangen wird:

1. Eine Möglichkeit besteht darin, den alten Eintrag auf spezifische Daten zu untersuchen, diese in das neue Objekt zu übertragen und das alte Objekt dann zu löschen.

2. Die neue Inventarnummer in das alte Objekt zu übertragen und das neue zu löschen, stellt eine andere Möglichkeit dar. In beiden Fällen musst du beachten, dass die Zuordnung zwischen neuem und altem Objekt absolut eindeutig sein muss, um nicht versehentlich falsche Daten zuzuordnen.

Wenn eine Änderung an einem Objekt vorgenommen wurde, wird diese nicht in das Matchcodebuch übernommen. Ist es möglich getätigte Änderungen im Matchcodebuch zu übernehmen?

Ja. In der App sind Matchcodes bearbeitbar. Du kannst fehlende Matchcodes unterwegs anlegen oder ändern.

Wie kann sichergestellt werden, dass bei einer Inventur keine Objekte vergessen werden?

Es gibt eine Reihe von Mechanismen, die eingesetzt werden können, damit die Inventurkräfte möglichst nichts bei der Inventur vergessen.

Am wichtigsten ist die gute Einweisung / Ausbildung des eingesetzten Teams. Nur wenn alle genau wissen, was von ihm erwartet wird und wie sie sich zu verhalten haben, kann die Arbeit verlustfrei erfolgen.

Das Team muss sich beim Eintritt in den Raum zuerst einen Überblick verschaffen. Achtet dazu auf die folgenden Punkte:

• Sind die Arbeitsplätze belegt und sind Personen im Raum anwesend?
• Sind die Schränke abgeschlossen und könnte sich evtl. etwas von Belang in den Schränken befinden?
• Wie viele Arbeitsplätze sind im Raum, mit wie vielen Objekten rechne ich überschläglich?
• Liegen Nischen, durch Schränke verdeckte Ecken, unübersichtliche Raumsituationen durch mobile Trennwände vor?
• Welche Objektarten befinden sich im Raum bei oberflächlicher Betrachtung?

Zusätzlich zu diesen Punkten unterstützt das System den Mitarbeiter bei der Kontrolle seiner Arbeit. Er führt die abgestimmten Arbeitsschritte durch (Verkleben und Scannen der Barcodes bei neuen Objekten, Scannen von bereits beklebten Objekten) und kontrolliert im Anschluss die Anzahl der gescannten und nicht gescannten Objekte auf dem Display seines mobilen Inventurgeräts.

Bevor er den Raum verlässt und die Bearbeitung des Raumes abschließt, zählt der Mitarbeiter die Objekte im Raum „von Hand“ durch und vergleicht diese Anzahl mit der Anzahl der gescannten Objekte in der App. Gibt es eine Abweichung, schließt er den Raum ab und beginnt die Raumbegehung erneut. Stößt er dabei auf Objekte ohne Barcode, erfasst er diese wie gewohnt neu. Im Anschluss an den erneuten Scanvorgang vergleicht er erneut die Anzahl der gezählten und gescannten Objekte. Diesen Vorgang wiederholt der Mitarbeiter so lange, bis keine Differenz mehr besteht.

Wie kann ich die Durchführung der Inventur optimal vorbereiten? Kann ich den Ablauf optimieren oder beschleunigen?

Informiere das Kollegium! Eine kurze E-Mail mit dem Zeitraum der Inventur und einer Information, was gemacht wird und warum, hilft allen, die die Inventur durchführen, sehr. Viel Zeit bei der Inventur wird sonst für Rückfragen und Erklärungen zu Sinn und Zweck der Aktion verwendet.

Bitte das Kollegium, die Räume und Objekte möglichst zugänglich zu halten, vertrauliche Unterlagen nicht offen liegen zu lassen.

Organisiere Zeiträume für den Zugang zu kritischen Bereichen weit genug im Voraus und bitte die entsprechenden Bereiche, eine Person für Aufsicht und Kontrolle des Inventurteams abzustellen. Kritische Bereiche sind unter anderem die Personalabteilung, Rechtsabteilung, Betriebsrat und Geschäftsführung.

Organisiere die Inventur von Besprechungs- und Konferenzräumen. Idealerweise legst du die Zeiträume der Inventur in Blöcke, die sich kompakt abarbeiten lassen. Reserviere die entsprechenden Räume für einen kurzen Zeitraum. Das Produkt eTASK.SmartReservation kann hierbei unterstützen. Vermeide es, Besprechungsräume nebenbei zu inventarisieren, um die Arbeit nicht mittendrin unterbrechen zu müssen, wenn der Raum benötigt wird.

Sorge für einen freien Zugang zu Nebenräumen wie Putzräumen, Lagern, evtl. vorhandenen Technikräumen. Organisiere evtl. eine Begleitung durch die Hausverwaltung oder weitere Zugangsberechtigte.

Wie sollten sich die Inventurteams verhalten, wenn sie einen Raum aufnehmen sollen?

Die Mitarbeiter der Teams sollten auch bei offenen Türen anklopfen, kurz den Grund nennen, aus dem sie da sind und dann möglichst auf die Informations-Mail verweisen.

Es lässt sich nicht vermeiden, die anwesenden Mitarbeiter zu stören. Um diese Störung möglichst gering zu halten, sollten die Räume arbeitsplatzweise abgearbeitet werden. Viele Mitarbeiter nutzen die Zeit für eine kurze Pause und verlassen das Büro.

Die Mitarbeiter sollten Anwesende bitten, für Arbeiten am Schreibtisch / Stuhl / Rollcontainer den Arbeitsplatz kurz freizumachen. Unter Schreibtische kriechen, an denen Mitarbeiter sitzen, ist nicht akzeptabel.

Aufnahme - Arbeiten im Team oder alleine?

Wir empfehlen, die Arbeiten mit Teams aus jeweils zwei Personen durchzuführen. So kann eine Person den Scanner bedienen und Barcodes aufkleben, während die zweite Person die App bedient und nötige Eingaben macht.

Ist es möglich, ein Objekt keinem spezifischen Raum zuzuordnen?

Du kannst einen oder mehrere fiktive Räume im FM-Portal anlegen, die später verwendet werden können, wenn ein Objekt keinem spezifischen Raum zugeordnet werden soll. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Unternehmen häufig Lieferungen erhält, aber keinen Raum als Wareneingang hat, wohl aber eine:n Mitarbeiter:in, die:der die eingehende Waren verwaltet und genau weiß, wo sich die Ware aufhält. Die Inventur sorgt dann dafür, dass die Ware verzeichnet wird und intern bestellbar ist.

Erzeugen von Matchcodes: Was ist sinnvoll und was nicht?

Grundsätzlich müssen Matchcodes vor Beginn der Inventur festgelegt werden. Ohne ein Matchcodebuch kann die Inventur nicht starten. Das Matchcodebuch sollte so vollständig wie möglich sein, die Vorarbeit sollte aber nicht den Anspruch haben, jegliche vorhandene Objekttypen zu erfassen. Der dafür zu betreibende Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Ergebnis. Eine Quote von 75-90% der Objekte sollte mit den vorab erfassten Matchcodes abgearbeitet werden können. Bevor die Inventur beginnen kann, müssen die erforderlichen Objekttypen angelegt sein. Fehlende Matchcodes werden im Laufe der Inventur zusätzlich durch die Teams angelegt werden. Da das Anlegen unterwegs möglich ist, müssen den Teams keine leeren Matchcodes mitgegeben werden, um sie bei bisher nicht bekannten Objekten benutzt. Nach Möglichkeit sollte ein Foto des Objekts angefertigt werden. Um die spätere Zuordnung der Fotos zu erleichtern sollte die Uhrzeit notiert werden, zu der das Foto angefertigt, und der Matchcode erfasst wurde.

Beuge ausufernden Matchcodelisten vor, indem du gleichartige Objekte, die sich nur z. B. in der Farbe unterscheiden, in einen Matchcode zusammenfassen. Die Unterscheidung solcher Merkmale verführt oft dazu, das Matchcodebuch größer zu machen als es wirklich sein muss.

Lege auch für „alte“ Objekte, die es evtl. nur einmal gibt, nicht jeweils einen neuen Matchcode an. Gib stattdessen den Inventurteams einen Matchcode für  „alte“ Stühle / Tische / Schränke mit. Meistens handelt es sich um genau diese Dinge, die der Verschrottung entgangen sind und nun in einem Putzraum, dem Hausmeisterbüro oder einem Technikraum noch gute Dienste leisten.

Fasse modulare Regale gleichen Typs zusammen, auch wenn diese unterschiedliche Größen haben. Ein Regal, das zerlegbar und in jeder beliebigen Größe wieder zusammensetzbar ist, kann von vorne herein nicht genau aufgenommen werden, da alleine die Möglichkeit des Zerlegens bedeutet, dass es mit anderen, gleichartigen Regalen gemischt werden kann und am Ende in einem Regal drei Aufkleber zu finden sind, während in zwei anderen gar keiner vorhanden ist.

Aktualisiere während einer laufenden Erstinventur das Matchcodebuch täglich, sobald die Teams ihre Daten abgeliefert haben. Plane Zeit ein, um die nachträglich erfassten Matchcodes umzutragen und richtig einzusortieren, die Daten der Matchcodes zu erfassen und Fotos hochzuladen. Prüfe, ob beide Teams zufällig das gleiche Objekt als neuen Matchcode aufgenommen haben. In so einem Fall kann dir die Massenänderung, helfen die Objekte des einen Teams dem Matchcode des anderen Teams zuzuordnen. Der Aufwand dafür ist minimal.

Achte darauf, dass die Teams keine von Hand erfassten Matchcodes mit in den Tag nehmen. Diese würden immer nur einem Team zur Verfügung stehen und später bei der Zuordnung mehr Arbeit machen.

Organisiere deine Matchcodes. Du kannst den Matchcode einfach als fortlaufende Nummer eintragen. Es bietet sich aber an, durch geschickte Vergabe von wenigen Kürzeln den Matchcode aufzuwerten. Das Matchcodebuch wird schließlich danach sortiert, und es ist in der späteren Arbeit wesentlich einfacher, wenn alle Stühle an der gleichen Stelle im Matchcodebuch zu finden sind.

Der Raumbarcode - Verwirrung vorprogrammiert?

Damit die Teams identifizieren können, in welchem Raum sich Objekte befinden, muss vor der Aufnahme des Raumes der Barcodes des selbigen gescannt werden. In 90% der Fälle ist es unstrittig, an welcher Stelle ein Barcode für den Raum angebracht werden soll. Klassische Positionen sind hier das Türschild, die Türzarge auf Seiten der Scharniere oder der Türrahmen auf der Außenseite des Raums.

Wie bei allen Barcode-Etiketten gilt auch hier, dass ein Barcode möglichst nicht im normalen Griffbereich angebracht werde sollte, um vorzeitigem Verblassen durch Mitarbeitereinwirkung vorzubeugen.

Die restlichen 10% der Räume stellen allerdings eine Herausforderung dar, einerseits an die Kreativität desjenigen, der die Etiketten anbringt, andererseits an die Konzentrationsfähigkeit der Inventurteams. Hast du zum Beispiel einen Raum, der nur durch ein anderes Büro zu erreichen ist, scheint die Situation noch einfach. Die Tür vom Flur zum ersten Raum erhält den Barcode dieses Raums, die Tür zwischen erstem und zweitem Büro erhält den Barcode des zweiten Raumes.

Für den Fall, dass nach dem zweiten Raum ein dritter kommt und dieser wieder eine Verbindung zum Flur hat, gestaltet sich die Anbringung schon schwieriger, aber Sie können an beiden Türen einen Barcode für den mittleren Raum anbringen. Kommt zu diesem Fall ein zweiter „mittlerer“ Raum dazu, ist dies unmöglich. Jetzt müssten Sie an der Verbindungstür der mittleren Räume einen Barcode für jeden Raum anbringen. Das versteht niemand mehr. Natürlich handelt es sich hierbei um einen Sonderfall, aber auch diese müssen klar und vor allem einfach gelöst werden.

Hilf deinen Teams in diesem Fall und gib ihnen einen Grundriss der zu begehenden Etagen mit. Klebe in solchen unklaren Fällen einen Barcode auf den Plan, außerhalb des Grundrisses, neben den Raum. Achten Sie außerdem darauf, dass eventuell vorhandene Raumnummern auf dem Plan erkennbar sind.

Hinweis: Räume ohne Barcode können in der App mit Raumcode oder Raumbezeichnung gesucht werden.

Wo finde ich die Versionsnummern meiner eTASK.Inventur-App und meines eTASK.FM-Portals?

Öffne das Menü und drücke auf Einstellungen. Auf der rechen Seite wird ein neues Fenster geöffnet. Drücke dort auf Optionen. Hier werden die Versionsnummern angezeigt.

Wie viele Lizenzen habe ich noch offen?

Unter Systemsteuerung - Portal-Optionen - Hardware - Mobilgeräteverwaltung - App-Aktivierungen auf Geräten kannst du sehen, wie viele Lizenzen bereits aktiviert sind. Unter Systemsteuerung - Portal-Optionen - Plugins/Lizenzen - Lizenzenschlüssel kannst du sehen, wie viele Lizenzen dir insgesamt zur Verfügung stehen.