Facility-Management
Die Besetzung der Rollen hängt von den speziellen Strukturen des einzelnen Unternehmens ab. Ihre Funktionen in der Auftragsabwicklung werden im Folgenden kurz angerissen.
Objekt- / Asset-Verantwortlicher
Die Objekt- / Assetverantwortliche ist die für das Gebäude- bzw. die objektverantwortliche Person des Auftrags. Diese wird durch den Start eines Auftrages sowie den Abschluss per Mail in Kopie informiert. Während der Lebensphase des Auftrages wird dieser unter "Von mir beauftragt" in der Service-Liste angezeigt.
Auftraggeber (AG)
Die Rolle des Auftraggebers sieht alle Aufträge unter den beauftragten Services ("Von mir beauftragt"). Besetzt wird diese Rolle nur, wenn ein:e Koordinator:in auf Auftraggeberseite ausgewählt wurde.
Darüber hinaus bekommt diese Rolle im Workflow Vetretrungsrechte für die Rolle Zuständ. Koordination AG und kann die Aufträge unter "Beobachtete Services" in der Service-Liste einsehen.
Auftragnehmer (AN)
Die Rolle des Auftragnehmers sieht alle Aufträge unter den beauftragten Services ("Von mir beauftragt"). Besetzt wird diese Rolle nur, wenn ein:e Koordinator:in auf Auftragnehmerseite ausgewählt wurde.
Darüber hinaus bekommt diese Rolle im Workflow Vetretrungsrechte für die Rolle Zuständ. Koordination AN und kann die Aufträge unter "Beobachtete Services" in der Service-Liste einsehen.
Ausführende (AN)
Die Rolle der Ausführenden sieht alle Aufträge unter den beauftragten Services ("Von mir beauftragt"). Besetzt wird diese Rolle nur, wenn ein:e Mitarbeiter:in zur Durchführung auf Auftragnehmerseite ausgewählt wurde.
Darüber hinaus bekommt diese Rolle im Workflow Vetretrungsrechte für die Rolle Zuständ. Durchführung AN und kann die Aufträge unter "Beobachtete Services" in der Service-Liste einsehen.
Zuständ. Koordination AG
Personen in der Rolle der Zuständigen Koordination AG sind für die Prüfung und Disponierung von Aufträgen auf Auftraggeberseite zuständig. Dies können Aufträge aus der Auftragsplanung, einzelne Aufträge (AdHoc) oder Instandhaltungsaufträge aus Servicetickets sein.
Nach der Fertigmeldung ist diese Rolle für die Prüfung und Abnahme zuständig. Auch erhält sie den Auftrag bei Ablehnung zurück.
Die Rolle der Zuständ. Koordination AG sieht den Auftrag im entsprechenden Workflowschritt unter "Meine Aufgaben".
Die Besetzung kann die ausgewählte Koordinator:in Auftraggeber ODER die komplette Zuständigkeit/Gruppe sein.
Wird ein:e Koordinator:in personenscharf ausgewählt, besetzen alle anderen Personen nun die Rolle des Auftraggebers (AG). Damit erhalten sie Zugriff auf den Auftrag über "Beobachtete Services" und zusätzlich Vertretungsrechten, falls die Koordinator:in vertreten werden muss.
Über neue zu verantwortende Aufträge wird die Rolle per Mail informiert.
Zuständ. Koordination AN
Personen in der Rolle der Zuständigen Koordination AN sind für die Annahme, Prüfung und Disponierung von Aufträgen auf Auftragnehmerseite zuständig.
Sollte der Workflow wie im Fall B interpretiert werden (somit ohne die direkte Einbindung von Ausführenden im Workflow/Portal), übernimmt diese Rolle die Koordination mit externen Dienstleistern und meldet Aufträge nach deren Abschluss/ Erledigung durch den Dienstleister direkt zur Kontrolle/Abnahme an die Zuständ. Koordination AG zurück.
Die Rolle der Zuständ. Koordination AN sieht den Auftrag im entsprechenden Workflowschritt unter "Meine Aufgaben".
Die Besetzung kann die ausgewählte Koordinator/in Auftragnehmer ODER die komplette Zuständigkeit/Gruppe sein.
Wird eine Koordinator/in personenscharf ausgewählt, besetzen alle anderen Personen nun die Rolle des Auftragnehmers (AN). Damit erhalten sie Zugriff auf den Auftrag über "Beobachtete Services" und zusätzlich Vertretungsrechten, falls die Koordinator/in vertreten werden muss.
Über neue zu verantwortende Aufträge wird die Rolle per Mail informiert.
Zuständ. Durchführung AN
Personen in der Rolle der Zuständigen Durchführung AN sind für die Ausführung von Aufträgen auf Auftragnehmerseite zuständig.
Nur im Fall A des Instandhaltungsworkflows ist die Besetzung dieser Rolle sinnvoll.
Die Rolle der Zuständ. Durchführung AN sieht den Auftrag im entsprechenden Workflowschritt unter "Meine Aufgaben".
Die Besetzung kann die ausgewählte Mitarbeiter/in Durchführung ODER die komplette Zuständigkeit/Gruppe sein.
Über neue zu verantwortende Aufträge wird die Rolle per Mail informiert.
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