IC1184 - Automatische Berechnung von den für den Instandhaltungs-Workflow relevanten Zeitpunkten

Die Berechnung der für den Instandhaltungs-Workflow relevanten Zeitpunkte bei wiederholten Aufträgen erfolgt automatisch.

Hinweis: Die Termine werden für einmalige Aufträge manuell im Datensatz des Auftrags im Infobereich Zeitplanung festgelegt.

Berechnung des Datums Termin Ausführung bis

Der Ausgangspunkt für die Berechnung des Starts der Vorbereitungszeit, des Datums Termin: Annahme durch AN und des Datums Termin: Prüfung und Abnahme ist das Datum Termin Ausführung bis. Das Datum Termin Ausführung bis wird auf Basis des Datums berechnet, das in der Auftragsplanung (Technisches Gebäudemanagement - Instandhaltung - Planung - Auftragsplanung) im Infobereich Termine der Auftragsauslösung in der Datumsauswahl Erstes Datum "Ausführung bis" angegeben ist. Dieses Datum ist das Datum Termin Ausführung bis des ersten aus der Auftragsplanung generierten Instandhaltungsauftrags.

Über das in der zugeordneten Maßnahme angegebene Auslöseintervall werden von diesem Datum ausgehend alle weiteren Daten Termin Ausführung bis berechnet, die im Zeitraum bis zum Datum liegen, das in der Auftragsplanung im Infobereich Termine der Auftragsauslösung in der Datumsauswahl Ende der automatischen Auslösung angegeben ist. Siehe dazu folgende Abbildung:

Hinweis: Ist die benötigte Gesamtbearbeitungszeit für den Auftrag  größer als die Zeit bis zum in der Auftragsplanung angegebenen ersten Ausführungsende, gilt diese Regel nicht. Stattdessen wird auf das in der Auftragsplanung angegebene erste Ausführungsende das Auslöseintervall gerechnet, und dieses Datum wird als erstes Datum Termin Ausführung bis gesetzt. Ein Auftrag mit Termin Ausführung bis = Erstes Datum "Ausführung bis" wird nicht generiert. Siehe dazu folgende Abbildung:

Berechnung der Eskalationsdaten

Vom Datum Termin Ausführung bis ausgehend werden die anderen drei Termine berechnet, die die Basis für die Eskalationsfunktion bilden. Bei Überschreitung der Termine, ohne dass mindestens der nächste Status nach dem Termin erreicht wurde, verursacht die Eskalationsfunktion einen E-Mail-Verkehr, der die Beteiligten über die verzögerte Auftragsdurchführung informiert.

Als Grundlage für die Berechnung werden die Toleranzzeiten verwendet, die in der Auftragsart (Systemsteuerung - Technisches Gebäudemanagement - Instandhaltung - Basisdaten - Auftragsart/Zeitsteuerung), die der Maßnahme zugeordnet ist, angegeben sind.

Berechnung des Datums Termin: Annahme durch AN

Die Toleranzzeiten für Zuweisung an Ausführende, Annahme durch Ausführende und Auftrag in Bearbeitung werden vom Datum Termin Ausführung bis abgezogen, um das Datum Termin: Annahme durch AN für die durchzuführenden Arbeiten zu bestimmen:

Termin: Annahme durch AN = Termin Ausführung bis – Toleranzzeit Zuweisung an Ausführende – Toleranzzeit Annahme durch Ausführende – Toleranzzeit Auftrag in Bearbeitung

Berechnung des Starts der Vorbereitungszeit (Zeitpunkt der automatischen Auftragsauslösung)

Hinweis: Dieser Zeitpunkt ist für einmalige Aufträge nicht relevant.

Die Vorbereitungszeit wird vom Datum Termin: Annahme durch AN abgezogen, um das Datum zu bestimmen, an dem der Auftrag automatisch vom Status „Auftrag ist angelegt“ in den Status „Prüfung durch Auftraggeber“ überführt wird. Sie wird bei wiederholten Aufträgen nach Auswahl der Auftragsart in der Maßnahme automatisch aus den Toleranzzeiten für die Workflow-Schritte „Prüfung durch Auftraggeber“ und „Annahme durch Auftragnehmer“ berechnet. Sie kann aber manuell angepasst werden, indem sie in der Maßnahme manuell angegeben wird.

Start der Vorbereitungszeit = Termin: Annahme durch AN – Vorbereitungszeit

Hinweis: Durch erneute Auswahl der Auftragsart in der Maßnahme im Auswahlfeld Steuerung der Eskalation wird die Vorbereitungszeit wieder automatisch berechnet und ersetzt die manuelle Eingabe.

Berechnung des Datums Termin: Prüfung und Abnahme

Um das Datum Termin: Prüfung und Abnahme zu bestimmen, wird die Toleranzzeit für den Status „Prüfung und Abnahme“ zum Datum Termin Ausführung bis addiert.

Termin: Prüfung und Abnahme = Termin Ausführung bis + Toleranzzeit Prüfung und Abnahme.

Beispiel: Im folgenden Beispiel wurde das Datum Termin Ausführung bis auf den 30.11.2011 gelegt.

Die Toleranzzeiten für die einzelnen Schritte im Workflow sind folgendermaßen:

Workflow-Schritt	Toleranzzeit
Prüfung durch Auftraggeber	2 Tage
Annahme durch Auftragnehmer	5 Tage
Zuweisung an Ausführende	2 Tage
Annahme durch Ausführende	1 Tag
Auftrag in Bearbeitung	2 Tage
Prüfung und Abnahme	7 Tage

Die folgende Abbildung zeigt, wie vom Datum Termin Ausführung bis ausgehend die einzelnen Termine berechnet werden. Für die Vorbereitungszeit werden hier sowohl die automatisch berechnete und die manuell angepasste Vorbereitungszeit beachtet.

Hinweis: Gleichgültig, ob der Workflow diese Status einnimmt oder nicht, werden die Termine immer auf diese Weise berechnet.

Hinweis: Wenn Toleranzzeiten für bestimmte Schritte im Workflow nicht definiert sind, werden sie für die Berechnung der Zeitpunkte als „0“ behandelt. Dies hat entsprechend Auswirkung auf die berechneten Zeitpunkte. Sie können dann nah aneinanderliegen und zu frühe Eskalationen verursachen.

Hinweis: Änderungen am Workflow, wenn der Auftrag bereits den Status „Prüfung durch Auftraggeber“ angenommen hat, haben keinen Einfluss auf die berechneten Termine. Nur Aufträge, die sich noch im Status „Auftrag ist angelegt“ befinden, bzw. neue Aufträge werden davon beeinflusst.

Hinweis: Wenn notwendig, können alle vier Termine im generierten Auftrag manuell angepasst werden.