FM-Portal

IC2601 - Dokumente mit Matchcodes verknüpfen (Archiv)

Du kannst aus einem einzelnen Eintrag heraus, eine Verknüpfung zu Dokumenten im Digitalen Archiv herstellen.

Vorgehensweise im FM-Portal

Pfad zum Ausgangspunkt: Objekte/Assets - Matchcodeliste

  1. Wähle den gewünschten Eintrag aus und klicke in der Spalte vor dem Eintrag auf das Bearbeiten-Symbol. Screenshot des Edit-Symbols

  2. Klicke im Abschnitt Dokumente auf Archiv. Screenshot Archiv-Button

  3. Gib deine Suchparameter ein und klicke auf Suche starten. Screenshot Button "Suche starten"

    Hinweis: Du kannst auch im Reiter Ergebnisliste eine Auswahl aus allen im Archiv abgelegten Dokumenten treffen.

  4. Wähle das gewünschte Dokument aus, indem du ein Häkchen vor den Listeneintrag setzt.

    Screenshot Häkchen bei den Objekten

  5. Klicke auf Kopieren. Screenshot Kopieren-Symbol

    Hinweis: Das Dokument wurde nun in die Zwischenablage kopiert.

    Hinweis: Es können auch mehrere Dokumente auf einmal eingefügt werden. Setze dazu mehrere Häkchen.

  6. Klicke auf Einfügen. Screenshot Einfügen-Symbol

  7. Klicke auf Dokument(e) verknüpfen. Screenshot Button "Dokumente verknüpfen"

    Achtung: Mit dieser Funktion wird das Dokument nicht an das Objekt angehängt, sondern ein Verweis auf das Dokument an seinem ursprünglichen Ablageort erstellt.

Du hast das im Digitalen Archiv abgelegte Dokument nun mit dem ausgewählten Matchcode verknüpft.

Eine solche Referenzierung erkennst du im Abschnitt Dokumente an folgendem Symbol in der Spalte Verknüpft:

Screenshot Verknüpft-Symbol

Hinweis: Diese Vorgehensweise lässt sich auch bei Objekttypen und Objekten anwenden.