FM-Portal
Die Budgetprojekte bilden den Kern der Budgetverwaltung. Dort gibst du ein Maximalbudget für ein Projekt vor. Dem Budgetprojekt kannst du eine beliebige Anzahl von Budgetpositionen zuordnen. Schließlich hast du die Möglichkeit, das Budget einer Budgetposition jahresweise zu planen und nachzuverfolgen.
Beispiel: Du möchtest über die Jahre 2020 und 2021 ein Gebäude („Hauptstraße 1“) sanieren. Dir steht ein Budget von 500.000 € zur Verfügung. dein erster Schritt besteht darin, ein Budgetprojekt mit dem Namen „Gebäudesanierung Hauptstraße 1“ anzulegen und dabei das vorgesehene Maximalbudget einzutragen. Im Zuge der Arbeiten sollen die Fassade, die Heizanlage und das Dach saniert werden. Da du die Planung für diese Elemente separat durchführen und die Kosten ebenfalls separat nachvollziehen möchtest, erstellst du für jedes Element eine Budgetposition, nämlich „Fassadensanierung“, „Sanierung der Heizanlage“ und „Dachsanierung“.
Für die Dachsanierung hast du nun Angebote eingeholt und dich für eines entschieden, das 100.000 € in Anspruch nehmen soll. Es soll über den Winter saniert werden, sodass die Arbeiten über zwei Jahre verlaufen. Um dies abzubilden, erzeuge zwei Jahresbudgets. Eines ordnest du dem Jahre 2020 zu und gibst 30.000 € als geplantes Budget an. Das andere wird 2021 zugeordnet und erhält den Restbetrag von 70.000 € als geplantes Budget. Eine ähnliche Planung erfolgt auch für die anderen Budgetpositionen.
In unterschiedlichen FM-Bausteinen hast du schließlich die Möglichkeit, Beträge auf ein Jahresbudget zu buchen. Dies ist bspw. bei Instandhaltungsaufträgen (eTASK.Instandhaltung) und bei FM-Bestellungen (eTASK.FM-Beschaffung) der Fall. Alternativ lassen sich bereits aufgetretene Kosten im Jahresbudget eintragen. Andere Verbindungen, z. B. die Zuordnung von Verträgen mit deren Vertragswerten, tragen zu den voraussichtlichen Kosten bei. Die geplanten, voraussichtlichen und tatsächlichen Beträge lassen sich im Jahresbudget nachverfolgen und werden zusätzlich in der Budgetposition und im Budgetprojekt aufsummiert.
Beispiel: Die Dachsanierung ist im vollen Gange. Du hast Verträge mit Bauunternehmen abgeschlossen, es gehen Rechnungen ein. Du trägst die Verträge ins FM-Portal ein und ordnest die entsprechenden Vertragswerte zu. Im Projektbudget werden die Vertragswerte aufsummiert als voraussichtliche Kosten angezeigt. Die Rechnungen gibst du in eTASK.Kostenerfassung ein und ordnest die Beträge den entsprechenden Budgetpositionen zu. Diese Beträge werden im Budgetprojekt als tatsächliche Kosten angezeigt.
Zahlreiche Berichte unterstützen dich schließlich bei der Budgetplanung und Budgetkontrolle.
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